Auditoría de gestión

El objetivo principal de la auditoría de gestión es garantizar que la eficiencia se mantenga en todos los niveles de gestión, desde el nivel superior hasta el nivel inferior de gestión. A través de este proceso podemos saber si la eficiencia de la gestión está alineada o no con los objetivos de la organización. Además, el auditor garantiza la eficacia y la relevancia de todos estos procedimientos en varios niveles. Para la auditoría de gestión, los siguientes son los elementos esenciales:

• El propósito de la creación de una entidad
• Estructura de la administración que detalla la delegación de autoridad, la presupuestación y la planificación
• Informes estándar que son imprescindibles para una gestión eficiente en comparación con los informes reales
• Controles internos
• La naturaleza de la producción de una empresa, es decir, la comprensión de las técnicas, la materia prima, las fórmulas y los requisitos de personal
• Planificación de la producción
• Diseño de fábrica, distribución y capacidad instalada
• Gestión y política del personal que incluyen la capacitación, los requisitos, el bienestar y los incentivos para el personal
• Gestión de materiales que requiere atender cuestiones como el origen de la materia prima, la cantidad y calidad del material recibido, el almacenamiento, la custodia y supervisión seguras, el procedimiento de emisión del material, el seguro
• Planificación y gestión de ventas
• Política de publicidad
• Proceso de toma de decisiones
• Libros y registros que incluyen tanto registros y sistemas de contabilidad de costos como registros y políticas financieras
• Gestión financiera de la entidad

Para ser precisos, la auditoría de gestión consiste en comprobar la eficiencia y la eficacia en todas y cada una de las transacciones de la entidad.

1. La auditoría de gestión es un examen, evaluación y verificación de los hechos y la información sobre la gestión realizado por personas profesionalmente competentes y calificadas para improvisar el funcionamiento y el desempeño de la administración. Durante la auditoría de gestión, se lleva a cabo un estudio detallado, constructivo e integral de la estructura organizacional, los departamentos, las divisiones, las empresas, las políticas, los planes, el control financiero, el método de operación y el uso significativo de los recursos físicos, humanos y financieros. Los siguientes son los motivos por los que se lleva a cabo la auditoría de gestión:
   • El cuestionario de auditoría de gestión evalúa los logros de la administración con respecto a los objetivos de la organización, la planificación, la organización, el control y la dirección efectivos de las actividades de la organización, el impacto relevante de las decisiones de la administración para lograr los objetivos. Este tipo de evaluación ayuda a detectar y superar cualquier deficiencia gerencial
   • Debido a una auditoría de gestión, la organización adopta un enfoque prospectivo que evita el concepto de mantenimiento que se encuentra en la producción, lo que a su vez se traduce en un control de los costos.
   • La auditoría de gestión proporciona una herramienta de gestión que ayuda a la entidad a alcanzar y cumplir los objetivos establecidos.
   • La auditoría de gestión es especialmente importante para diagnosticar la salud financiera y la eficiencia operativa de una empresa que está pasando por una mala racha y ha sido asumida por el Gobierno o financiada por instituciones financieras.

La auditoría de gestión solo se puede llevar a cabo de manera competente con la aprobación de la administración. Por lo tanto, es importante que la dirección confíe en el plan de auditoría de gestión. Las características básicas del plan de auditoría de gestión incluyen declaraciones sobre las necesidades de personal, los programas de capacitación del personal, la base del control del tiempo y los costos.

Las demás características del plan de auditoría de gestión se analizan a continuación:

• Elaboración de la declaración de política

La declaración de política debe especificar el alcance y el estado de la auditoría de gestión, la autoridad para llevar a cabo una auditoría, la emisión de informes y las recomendaciones, y también la evaluación de las medidas correctivas. La declaración debe decir categóricamente que el auditor de gestión es capaz de revisar los controles administrativos y de gestión sobre cualquier actividad dentro de la empresa

• Ubicación de la función de auditoría

Muchas entidades proporcionan un departamento independiente para las auditorías de gestión en el que el jefe de este departamento informa directamente a los altos ejecutivos. Sin embargo, es muy importante establecer la ubicación del departamento de auditoría de tal manera que pueda trabajar de manera eficiente y efectiva independientemente de otros departamentos

• Asignación de personal

El personal que realiza la auditoría debe comprender minuciosamente la teoría de la auditoría, los fundamentos de la organización, los principios de control y los requisitos para realizar la evaluación científica

Un auditor de gestión experto posee los conocimientos técnicos y tecnológicos requeridos y las prácticas comerciales relevantes para la entidad. También está actualizado con todas las demás leyes y temas, como el comercio, la tributación, la legislación, la contabilidad de costes, los métodos cuantitativos, los sistemas de procesamiento electrónico de datos y la economía. Siempre tendría un enfoque analítico, pragmático e imaginativo en lo que respecta a la auditoría de gestión

• Programa de formación del personal

Los programas de capacitación del personal estimulan la responsabilidad y el progreso adicionales de una entidad. Un programa de este tipo ayuda a reunir a personas capaces en el departamento y a mantenerlas

• El tiempo y otros aspectos

El tiempo a dedicar y el costo estimado dependen de factores como la naturaleza de la tarea, la cantidad de personal requerida para realizar una auditoría, etc.

• Frecuencia

La frecuencia de una auditoría de gestión se decide según la naturaleza de la entidad. Una entidad que cambia rápidamente con un mayor énfasis en la tecnología requeriría una auditoría de gestión con más frecuencia que las demás

Sin embargo, se sugiere que normalmente la auditoría de gestión se lleve a cabo con un intervalo de al menos tres años.

Una vez que se deciden todos los demás factores, como el alcance, los requisitos de personal, la frecuencia, etc., un auditor de gestión lleva a cabo una auditoría de gestión siguiendo los siguientes pasos:

• Un auditor de gestión está bien preparado para formular e investigar mediante una serie de preguntas para obtener la información deseada.
• Comienza la auditoría explicando a la gerencia el propósito de la auditoría y, finalmente, recopila datos e información para revisar y evaluar al suplente del departamento.
• Para garantizar un intercambio libre de información, un auditor siempre tiene un ambiente abierto y agradable para la auditoría.
• Luego, el auditor analiza esta información recopilada aplicando su experiencia y conocimiento.
• Se lleva a cabo un examen constructivo y exhaustivo de los aspectos generales en cuestión
• El auditor de gestión destaca las debilidades y deficiencias de la entidad, junto con las posibles mejoras y sugerencias
• El objetivo principal de todos estos pasos es sintetizar los elementos que causan dificultades a la entidad y en los que se centran las sugerencias de mejora

La tarea de auditoría concluye con la preparación del informe de auditoría de gestión, que incluye detalles de las conclusiones del auditor de gestión y recomendaciones para mejorar el sistema de control, si las hubiera. Un auditor de gestión siempre se reúne y analiza las conclusiones de la auditoría antes de preparar el informe de auditoría. Todas las recomendaciones alternativas y las posibles consecuencias de las mismas se discuten a fondo en dicha reunión. Sin embargo, el tipo de informe varía según los diferentes niveles de investigación

Los informes de auditoría de gestión se dividen en cuatro categorías principales, a saber:

• Informes del personal de auditoría sobre la visita de la entidad
• Informes periódicos para la revisión concisa de la entidad por parte de los miembros superiores del equipo de auditoría
• Informes que describen investigaciones y consultas especiales
• Un informe de auditoría anual

Luego, estos informes se clasifican en un amplio espectro de tipos, siendo los principales:

• Informe oral

El informe oral tiene un propósito legítimo y útil para los asuntos cubiertos por los informes orales de emergencia. Sin embargo, esto debe ir seguido inmediatamente de un informe escrito que haga referencia a un informe oral

• Informe escrito provisional

Este tipo de presentación de informes se realiza cuando se va a informar de una evolución significativa durante el transcurso de la auditoría o de una notificación temprana o un informe sobre la naturaleza de los avances. Se dice que los informes provisionales, cuando se utilizan con criterio, son una buena herramienta para mejorar todo el proceso de presentación de informes

• Informe escrito periódico

Este es un informe escrito formal cuyo contenido y forma varían de una tarea a otra. Los datos cuantitativos o financieros influyen en la forma en que se presentan los informes

• Informe resumido escrito

También conocido como informes flash, este informe ofrece una descripción general de varios informes individuales que se emiten y también describe el rango de su contenido.

Sin embargo, el cambio es inevitable, aceptar el cambio es muy difícil y lo mismo ocurre en la auditoría de gestión. Un auditor de gestión hábil superará todos los temores y resistencias de la dirección mostrándose amable e informativo con respecto al trabajo. Discutiría los cambios y las recomendaciones con destreza y convencería su punto de vista con tacto. Crearía un ambiente de confianza para que sus informes reciban una respuesta positiva y deseada por parte de la dirección. La crítica constructiva y el enfoque participativo son los dos métodos que adopta un maestro auditor de gestión profesional.

La administración de VJM Global ayuda principalmente con la auditoría externa. La auditoría externa es un proceso en el que una organización contrata auditores externos con fines de auditoría. Las siguientes son las formas en que VJM Global lo ayuda: -

• VJM Global se asegura de que se logren los objetivos y la eficiencia de la organización.
• Estrategia de auditoría de gestión bien investigada para que los clientes obtengan los máximos resultados.
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• Colaboró de manera proactiva con los clientes y gerentes para obtener informes de auditoría exitosos.
• Enfoque meticulosamente planificado y orientado a los procesos.
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