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Las empresas y organizaciones que reciben fondos federales se enfrentan a un escrutinio cada vez mayor para garantizar una gestión y un cumplimiento adecuados. Para las organizaciones sin fines de lucro, las entidades tribales y los contratistas gubernamentales estadounidenses, cumplir con los requisitos de una auditoría única es crucial para demostrar la responsabilidad y mantener la elegibilidad para recibir futuras adjudicaciones federales.
La auditoría única, supervisada por la Guía uniforme de la Oficina de Administración y Presupuesto, ofrece una forma estandarizada de auditar los estados financieros junto con el cumplimiento de las adjudicaciones federales. A partir del año fiscal 2025, el umbral de auditoría pasará de 750 000 a 1 000 000 dólares, lo que afectará a las organizaciones que deben someterse a esta revisión exhaustiva.
Este blog lo guía a través de lo que implica una auditoría única, explica los requisitos actualizados, destaca los desafíos de cumplimiento comunes y brinda consejos prácticos para ayudarlo a prepararse para una auditoría exitosa.
Una auditoría única, a veces denominada auditoría de orientación uniforme, es un examen exhaustivo de los estados financieros de una organización y del cumplimiento de los requisitos federales de adjudicación. Se aplica a las entidades no federales que reciben y gastan fondos federales y garantiza la rendición de cuentas sobre la forma en que se utilizan esos fondos.
Gobernada por la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) a través de la Guía Uniforme (2 CFR Parte 200, Subparte F), la Auditoría Única combina una auditoría de los estados financieros con una revisión detallada del cumplimiento de los principales programas federales. Esto incluye probar los controles internos, verificar los gastos y evaluar el cumplimiento de las regulaciones.
Comprender los requisitos de la auditoría única es esencial para que las organizaciones mantengan la elegibilidad para recibir fondos federales y cumplan con las normas del gobierno de EE. UU.
Ahora que sabe qué es una auditoría única, analicemos el proceso de auditoría única.
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La auditoría única sigue un proceso estructurado que garantiza que las organizaciones cumplan minuciosamente con los requisitos financieros y de cumplimiento federales. Comprender estos pasos puede ayudar a las organizaciones a prepararse de manera eficaz.
Esto implica recopilar toda la documentación de las subvenciones federales, preparar los estados financieros y crear el Programa de gastos de las subvenciones federales (SEFA). Los auditores también evalúan los controles organizacionales y establecen el alcance y los plazos de las auditorías.
Los auditores revisan los registros financieros, evalúan los controles internos sobre los fondos federales y comprueban el cumplimiento de los requisitos específicos del programa, como los costos permitidos, las normas de adquisición y los informes. Las técnicas de muestreo y las entrevistas ayudan a evaluar el riesgo y el cumplimiento.
Se prepara un informe de auditoría único que incluye los estados financieros, el SEFA, las opiniones de los auditores sobre el cumplimiento y cualquier conclusión o costo cuestionado. Este informe debe presentarse al Centro de Intercambio de Información de Auditoría Federal dentro de los plazos reglamentarios.
Si surgen hallazgos de auditoría, la organización debe desarrollar e implementar un plan de acción correctiva (CAP). El monitoreo continuo garantiza que los problemas se resuelvan para mantener la elegibilidad para recibir fondos federales.
Ahora que sabe cómo funciona el proceso de auditoría única, veamos algunos problemas comunes a los que se enfrentan las organizaciones durante sus auditorías.
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Durante las auditorías únicas, con frecuencia surgen varios problemas que las organizaciones deben conocer para cumplir con las normas y evitar problemas costosos.
Muchas organizaciones no reciben subvenciones federales que provienen de subvenciones estatales u otras fuentes y las excluyen de la Lista de gastos de las subvenciones federales (SEFA). Esto conduce a informes incompletos y a posibles debilidades materiales en las conclusiones de la auditoría.
No presentar los informes de desempeño y cumplimiento a tiempo o presentar informes con errores puede resultar en hallazgos de auditoría importantes y poner en peligro la continuidad de la financiación federal.
A menudo aparecen deficiencias en el diseño o la ejecución del control sobre los informes financieros, la verificación de la elegibilidad y la supervisión del cumplimiento. Estas debilidades pueden exponer a las organizaciones a errores y a riesgos de cumplimiento.
Las organizaciones a veces cobran costos que no están permitidos, no están respaldados o están mal asignados, especialmente los costos indirectos y de nómina, lo que lleva a cuestionar los costos y los hallazgos de las auditorías.
No monitorear o evaluar adecuadamente el riesgo en los subreceptores, no verificar los identificadores únicos de entidad (UEI) y no realizar evaluaciones de riesgo oportunas son problemas comunes que afectan al cumplimiento.
Los resultados de las auditorías a menudo revelan el incumplimiento de las normas de adquisición, incluidas las justificaciones de una fuente única, los controles de suspensión de proveedores, la falta de políticas escritas o la documentación deficiente que respalde las decisiones de adquisición.
Prepararse para una auditoría única puede parecer abrumador, pero una planificación y una organización cuidadosas marcan la diferencia. Si sigue las mejores prácticas y se mantiene proactiva, su organización puede gestionar el proceso sin problemas y reducir el riesgo de que se produzcan conclusiones de la auditoría.
Recopile todos los detalles de todos los premios federales que su organización recibió durante el año fiscal, incluidos los premios directos y los fondos transferidos. Los registros precisos garantizan que su cronograma de gastos de becas federales (SEFA) esté completo.
Asegúrese de que sus estados financieros estén actualizados, sean precisos y estén preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Incluya todas las notas y divulgaciones necesarias para garantizar la transparencia.
Cree un SEFA preciso que se alinee con sus registros financieros y enumere claramente todas las subvenciones federales, con números de adjudicación y montos de gastos.
Evalúe los controles internos de su organización relacionados con la administración de premios federales, incluida la segregación de funciones, los procesos de autorización y el mantenimiento de registros. Actualice las políticas cuando existan brechas.
Reúna documentos de respaldo, como acuerdos de subvención, facturas, hojas de horas, registros de adquisiciones e informes. Mantenga archivos organizados y accesibles para proporcionar a los auditores pruebas claras.
Aclare el alcance, los plazos y las expectativas de la auditoría por adelantado. Analice cualquier nueva adjudicación o cambio en los procesos para ayudar a los auditores a planificar de manera eficaz.
Revise los informes de auditoría única anteriores y asegúrese de que se hayan implementado las acciones correctivas. Prepare la documentación que demuestre los avances en relación con las recomendaciones anteriores.
Eduque al personal involucrado en las adjudicaciones federales sobre las políticas de cumplimiento y los procesos de auditoría. Fomente la comunicación abierta para resolver las preguntas antes de que comience la auditoría.
Si surgen hallazgos durante la auditoría, tenga listo un proceso para abordar y documentar las acciones correctivas con prontitud para mantener el cumplimiento y la confianza de los financiadores.
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Una auditoría única es una revisión financiera y de cumplimiento integral que se requiere para las organizaciones que gastan 750 000 dólares o más en fondos federales al año. Evalúa sus estados financieros, sus controles internos y el cumplimiento de los requisitos del programa federal.
Cualquier entidad u organización no federal que reciba y gaste premios federales por encima del umbral especificado debe someterse a una auditoría única de acuerdo con las regulaciones federales.
VJM Global prepara sus registros financieros, revisa los controles internos y brinda soporte de auditoría en el extranjero para ayudar a garantizar que su auditoría esté bien organizada, sea precisa y oportuna.
Los documentos clave incluyen sus estados financieros, el cronograma de gastos de las adjudicaciones federales (SEFA), los acuerdos de subvención, los registros de nómina y los archivos de adquisiciones. VJM Global lo guía para recopilarlos y organizarlos de manera eficiente.
El cronograma varía según la complejidad, pero con el apoyo de VJM Global, el tiempo de preparación se optimiza para cumplir con los plazos federales sin presiones de última hora.
