Flujo de procesos del sistema de gestión de facturas

Para permitir a los contribuyentes abordar de manera eficiente las correcciones o modificaciones de las facturas con sus proveedores a través del portal, un nuevo proceso de comunicación denominado Sistema de gestión de facturas (IMS) ha sido introducido por el GSTN. La instalación se ha puesto en marcha en el Portal GST con efecto a partir del 1 de octubre de 2024.

El IMS permitirá al contribuyente tomar medidas sobre la factura reflejada en el IMS, es decir, el Destinatario podrá marcar la factura como aceptada o rechazada o para su uso posterior. Esto facilita a los contribuyentes la gestión de sus facturas. Esto ayuda a simplificar el proceso de conciliación y mejora la precisión y la eficiencia en Cumplimiento del GST.

Este artículo analiza una guía detallada paso a paso con capturas de pantalla del portal GST que se proporciona a continuación para ayudar a los contribuyentes a utilizar el servicio.

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1. Acceso al panel de administración de facturas

• Una vez que los proveedores guarden una factura en GSTR 1/IFF o 1A, esa factura empezará a aparecer en el panel de IMS del destinatario.
• Se puede acceder al panel de IMS en la siguiente ruta después de iniciar sesión en el portal GST:

Servicios > Devoluciones > Opción Sistema de gestión de facturas (IMS).

• El panel del Sistema de gestión de facturas (IMS) se mostrará en la pantalla. Hay 2 secciones:

1. Suministros internos: Panel de control para ver los suministros entrantes notificados por su proveedor en GSTR-1/IFF/ y tomar medidas al respectoGSTR-1A.
2. Suministros externos: Panel para ver el estado de los suministros salientes informados en función de las medidas adoptadas por su destinatario, que estará disponible en breve.

2. Acceso a los suministros internos

• Para ver y administrar los suministros entrantes informados por su proveedor en GSTR-1/IFF/GSTR-1A, haga clic en «VISTA» botón en el mosaico Inward Supplies del salpicadero.
• Tras hacer clic en el botón «VER», aparecerá un mensaje informativo en el que se indica que las facturas sin ninguna acción se considerarán aceptadas. Haga clic en el botón «ACEPTAR» para continuar.

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• Al hacer clic en el botón ACEPTAR, aparecerá en la pantalla la página de resumen de Inward Supplies.
• La pestaña «Todos los demás ITC» se seleccionará de forma predeterminada. El contribuyente puede hacer clic en la pestaña «VER AVISO» para ver el aviso o usar el botón «AYUDA» para obtener aclaraciones y asistencia.

• En la imagen de arriba, las facturas guardadas o archivadas en GSTR-1/1A o IFF por el proveedor y recibidas en IMS se clasifican en diferentes secciones. Estas secciones son hipervínculos y el contribuyente puede hacer clic en cualquier enlace de la columna «Encabezado» para ver los registros guardados o archivados correspondientes en el GSTR-1/IFF/GSTR-1A.
• Las columnas del lado derecho muestran el número de facturas con acciones como aceptadas, rechazadas, pendientes o ninguna acción realizada. Estos números resumidos son hipervínculos y los contribuyentes pueden hacer clic en ellos para ver y administrar los registros respectivos. Los contribuyentes pueden tomar medidas (no tomar ninguna medida, aceptarlas, rechazarlas, pendientes) en relación con estos registros.
• De forma predeterminada, todos los registros guardados o archivados en GSTR1/IFF/GSTR-1A aparecen en la columna Sin acción.

Sin acción: Todas las facturas guardadas o archivadas por el proveedor en su GSTR-1/IFF/GSTR-1A, sobre las que el contribuyente destinatario no haya tomado ninguna medida, permanecerán en la categoría «Sin acción».

Aceptado: Número de facturas que acepta el contribuyente destinatario.

Rechazado: Número de facturas rechazadas por el contribuyente destinatario.

Pendiente: Número de facturas marcadas como pendientes por el contribuyente destinatario.

3. Acción sobre las facturas reflejadas en el IMS

• Al hacer clic en el hipervínculo «Facturas B2B», se mostrarán todos los registros en la pantalla.
• El contribuyente puede usar el 'búsqueda' función para buscar cualquier factura según el GSTIN, el tipo de factura (normal, ZEE, etc.), los intervalos de fechas específicos, las devoluciones de origen y más. Esto permite a los contribuyentes tomar las medidas deseadas en relación con las facturas.

• Los contribuyentes pueden tomar medidas en relación con un registro haciendo clic directamente en los botones:
  1. UN para Accepted,
  2. R para Rechazado, y
  3. P para Pendiente.
• Los contribuyentes deben hacer clic en el GUARDAR botón para guardar la acción realizada en un registro.

Selección masiva

• El destinatario también puede realizar una acción masiva seleccionando varios registros y eligiendo aceptarlos, rechazarlos o marcarlos como pendientes.
• Para seleccionar varios registros, marca la casilla del encabezado. Aparecerá una ventana emergente en la pantalla. Puede hacer clic «Seleccionar todos los registros de la página actual» para elegir los registros de la página actual o seleccionar «Seleccionar todos los registros de todas las páginas» botón de radio para seleccionar todos los registros disponibles en todas las páginas. Haga clic en el PROCEDER botón para continuar.

• Tras la selección, los contribuyentes pueden aceptar, rechazar o mantener pendientes dichos registros seleccionando la acción en el encabezado y haciendo clic en el botón GUARDAR.

Descarga disponible en formato Excel.

• Los detalles de las tablas por secciones se pueden descargar en un formato Excel simple haciendo clic en el botón «DESCARGAR EXCEL» en la parte inferior.
• La tabla está organizada en un formato claro y sencillo, lo que permite a los contribuyentes comprobar y verificar todos los registros fuera de línea antes de tomar cualquier medida.
• El contribuyente también puede descargar la tabla IMS completa en Excel.

Restablecimiento de registros

• Las medidas adoptadas por el destinatario se pueden revisar haciendo clic en el «RESTABLECER» botón en la parte inferior.
• Los contribuyentes también pueden tomar medidas de manera similar a la mencionada anteriormente para todas las demás tablas.

4. Generación de GSTR 2B

• El sistema GST generará automáticamente un borrador del GSTR-2B el 14 del mes siguiente. Este borrador puede considerarse definitivo si el contribuyente receptor no toma ninguna medida.
• Sin embargo, si el destinatario realiza alguna acción después de generar el borrador del GSTR-2B, debe volver a calcular su GSTR-2B antes de presentar el GSTR-3B.
• El «CALCULAR GSTR-2B» El botón se habilitará después del día 14 si el contribuyente realiza algún cambio en el panel de IMS. Los contribuyentes pueden hacer clic en este botón para volver a calcular su GSTR-2B.
• Tras volver a calcularlos, pueden ir al GSTR-2B para ver los detalles más recientes del ITC, que se rellenarán automáticamente en el GSTR-3B.

Al hacer clic en el CALCULAR GSTR-2B botón: aparecerá una ventana emergente en la pantalla. Haga clic en el ACEPTAR Y CONTINUAR botón para calcular.

5. Suministros externos

• Haga clic en el VISTA en el icono de suministros externos para ver el estado de los suministros externos informados en función de las medidas adoptadas por el destinatario.

• Aparecerá la página Outside Supplies. Seleccione el Ejercicio financiero y Periodo de devolución de las listas desplegables correspondientes y, a continuación, haga clic en»BUSCAR«botón para continuar.

• Se mostrará una lista de todos los suministros B2B incluidos en el GSTR-1/IFF/GSTR-1A en formato tabular.
• Los contribuyentes pueden ver las diversas categorías de suministros B2B que figuran en cada tabla haciendo clic en las descripciones.
• El hipervínculo numérico que se encuentra debajo del»Número de registros«la columna representa el recuento de registros agregados a la tabla respectiva.

• Al hacer clic en el hiperenlace, se mostrarán todas las facturas incluidas en la tabla. Los contribuyentes pueden filtrar la lista utilizando el campo Filtro o introduciendo palabras clave en el campo Buscar. Pueden descargar los detalles en formato Excel haciendo clic en el botón»DESCARGAR EXCEL«y vuelva a la página de resumen haciendo clic en»VOLVER AL RESUMEN«botón.

• Los contribuyentes pueden ver y descargar los detalles de la factura para todas las demás tablas, así como las mencionadas anteriormente.

Conclusión:

El sistema de gestión de facturas es, de hecho, una medida adoptada para mejorar la exactitud del ITC reclamado por el contribuyente. Sin embargo, en el caso de facturas numerosas, puede resultar difícil para el contribuyente hacer coincidir todas las facturas con el IMS en solo 6 días (el 14 del mes siguiente) hasta la fecha límite de presentación de GSTR-3B). Sin embargo, IMS cambiará las reglas del juego con el GST.