La facturación electrónica (facturación electrónica) es un sistema recientemente introducido en el marco del GST en el que todas las facturas B2B se autentican electrónicamente mediante la Red de Impuestos sobre Productos y Servicios («GSTN»). La facturación electrónica no consiste en generar facturas en el portal del GST. Esto es un mito. Todos los concesionarios deben generar facturas en su software de contabilidad habitual.
Más bien, la facturación electrónica consiste en cargar los detalles de una factura ya generada en el portal del GST y generar un número de referencia de factura («IRN») para dicha factura. La idea detrás de la facturación electrónica es registrar las facturas una sola vez en el portal del GST para poder utilizarlas con múltiples fines.
A. Aplicabilidad y volumen de negocios de las facturas electrónicas a varias personas registradas
Facturación electrónica con cargo al GST ha sido hecho obligatorio por el CBIC (Junta Central de Aduanas e Indirectos) en la Notificación núm. 73/2020 — Impuesto central con efecto a partir del 1st Octubre de 2020 para las empresas con una facturación agregada superior a 500 millones de INR durante los ejercicios financieros anteriores.
El CBIC amplió aún más la facturación electrónica en las siguientes fechas:
Desde 1st Enero de 2021: contribuyentes con una facturación total superior a 100 crores de INR en cualquier ejercicio financiero anterior de 2017 a 2018.
Desde 1st Abril de 2021: contribuyentes con una facturación total superior a 50 crores de INR en cualquier ejercicio financiero anterior de 2017 a 2018.
Applicable Date
Turnover
Remark
From 1st October 2021 onwards
500 cr turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st January 2021 onwards
100 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st April 2021 onwards
50 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
From 1st October 2022 onwards
10 cr Turnover
In any preceding financial year from 2017-18 onwards
B. Inaplicabilidad de las facturas electrónicas de ciertas clases de personas registradas
La facturación electrónica no se aplica a la siguiente persona registrada:
Una aseguradora, una compañía bancaria o una institución financiera, incluida una NBFC.
Una persona registrada que presta servicios de transporte de pasajeros.
Una agencia de transporte de mercancías (GTA)
Una persona registrada que presta servicios mediante la admisión a la exhibición de películas cinematográficas en servicios multiplex
Una unidad de ZEE (excluida mediante la notificación del CBIC núm. 61/2020 — Impuesto central)
C. Procedimiento de generación de factura electrónica
Todas las personas registradas deben generar una factura fiscal para cada transacción de venta en su formato habitual de facturas de venta. Sin embargo, según la regla 48 (4) del Reglamento del CGST de 2017, la información sobre dicha factura debe cargarse en el portal del GST mediante el formulario GST INV-01 para generar el número de referencia de la factura (IRN).
En este artículo se proporciona un procedimiento completo sobre la generación del número de referencia de la factura en el marco de la facturación electrónica y la solución a varios problemas prácticos a los que se enfrentan las personas registradas al generar un IRN.
1. Portal de generación de facturas electrónicas
Con el fin de generar facturas electrónicas, GSTN ha creado un nuevo portal https://einvoice1.gst.gov.in/. Sin embargo, con el fin de proporcionar orientación a las personas, también se crea un sitio web ficticio o de prueba con el nombre de https://einvoice1-trial.nic.in/. El sitio web de prueba tiene exactamente el mismo aspecto que el sitio web principal y contiene todas las funciones, pero la información ingresada en este portal no se migra al portal principal. Por lo tanto, las personas registradas deben usar solo el portal principal para la generación de IRN.
2. Registro en el portal de facturación electrónica
Todas las personas nuevas que estén cubiertas por la facturación electrónica deben registrarse primero en el portal de facturación electrónica. El registro se puede realizar haciendo clic en «Inscripción>Inicio de sesión en el portal» pestaña en el sitio web de facturación electrónica.
El sistema abrirá una ventana para introducir el GSTIN de la persona registrada y el captcha.
Al ingresar al mismo, el sistema completará automáticamente los detalles básicos del contribuyente de la siguiente manera y le pedirá al contribuyente que genere OTP.
La OTP se enviará a un número de teléfono móvil registrado y, tras la verificación de la OTP, el sistema le pedirá al usuario que introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
El nombre de usuario y la contraseña creados se utilizarán para generar facturas electrónicas.
También están disponibles funciones como olvidar el nombre de usuario o la contraseña y la persona puede acceder al nombre de usuario o cambiar la contraseña introduciendo su número de teléfono móvil registrado y su GSTN.
Tenga en cuenta:
Persona que ya está registrada en el portal de albaranes electrónicos (https://ewaybillgst.gov.in/) no necesitan volver a registrarse en el portal de facturación electrónica. Se pueden usar las mismas credenciales de inicio de sesión para iniciar sesión en el portal de facturación electrónica.
El registro en un portal de facturación electrónica es un ejercicio único.
3. Habilitación voluntaria de la factura electrónica cuando la facturación es inferior a 10 coches
La característica de registro mencionada anteriormente se puede utilizar directamente para las personas registradas que tengan una facturación total superior a 10 crores de INR. Si una persona registrada con una facturación total inferior a 10 crores de INR intenta registrarse en el portal de facturación electrónica, el sistema mostrará el siguiente error:
Si dicho contribuyente aún desea generar una factura electrónica, para registrarse, primero debe habilitar la facturación electrónica para el GSTIN correspondiente haciendo clic en «Inscripción>Habilitación de facturación electrónica» pestaña disponible en la página de inicio.
Al introducir el GSTIN, el sistema rellenará automáticamente la siguiente información básica sobre el GSTIN y pedirá al evaluado que declare que la facturación total supera los 10 crores de INR.
Al presentar el mismo ante OTP, el contribuyente podrá registrar su GSTIN en el portal de facturación electrónica.
4. Generación de factura electrónica
Una vez que haya un nombre de usuario y una contraseña disponibles, una persona registrada puede iniciar sesión en el portal de facturación electrónica haciendo clic en»Iniciar sesión» pestaña disponible en la página de inicio del sitio web.
Al iniciar sesión, el sistema mostrará varias pestañas y la primera opción es «factura electrónica».
En «Factura electrónica», están disponibles las siguientes pestañas adicionales:
Generar nuevo
Carga masiva
Cancelar
Imprimir IRN
Cancelación masiva de IRN
Analicemos el primer método de generación de facturas electrónicas, es decir, generar facturas electrónicas para una sola factura a la vez.
a. Generación de factura electrónica para una sola factura
Si un proveedor quiere generar una única factura electrónica, puede hacerlo haciendo clic en Generar nuevo factura de impuestos. Esta opción es útil para la persona que tiene pocas facturas. Sin embargo, en el caso de varias facturas, una persona debería optar por la opción «Carga masiva», ya que la carga masiva ahorra tiempo y aumenta la precisión en el caso de un gran número de facturas.
Tras pasar a la pestaña Generar nueva, una persona puede introducir los detalles de la factura para la que es necesario generar una factura electrónica.
b. Generación de factura electrónica para facturas masivas
Para la gran cantidad de facturas o incluso una cantidad pequeña de facturas, una persona puede usar la opción de carga masiva para generar el IRN (número de referencia de la factura), también conocido como hash para todas las facturas de una sola vez.
Para generar varios IRN de una sola vez, el usuario debe cargar un archivo JSON en un portal de facturación electrónica. Para generar un archivo JSON, hay un usuario disponible con las siguientes opciones:
Herramienta de generación masiva (proporcionada por GSTIN)
JSON generado con otro software personalizado
Integración de API
4.1. Generación de facturación electrónica mediante la herramienta de generación masiva
En este artículo, discutiremos en detalle sobre la «Herramienta de generación masiva». Los siguientes son los pasos a seguir para la carga masiva:
En primer lugar, una persona debe descargar el conversor masivo de EINV para subirlo de forma masiva, que funciona para convertir varios archivos de Excel de facturas en un solo archivo JSON. El usuario puede descargarlo desde la pestaña Ayuda > Herramientas > Herramientas de generación masiva.
En la herramienta de generación masiva, GSTIN ha compartido los dos tipos de herramientas siguientes:
Herramienta gEPP (herramienta de preparación e impresión de facturas electrónicas del GST)
Herramienta de generación masiva de IRN
A. Herramienta gEPP
La herramienta gEPP es una utilidad basada en Excel preparada para las personas que no tienen ningún sistema ERP. La utilidad está conectada directamente con un portal de facturación electrónica y permite a las personas registradas ingresar la información relacionada con las facturas y generará el GSTIN.
La herramienta gEPP permite agregar una por una factura y una persona para ingresar los datos una por una y es útil para los contribuyentes que tienen pocas facturas y no están disponibles con ningún sistema ERP.
B. Herramienta de generación masiva de IRN
La herramienta Bulk IRN Generation es una utilidad basada en Excel que es útil para las personas que tienen sistemas ERP. Los detalles de las facturas se pueden extraer en Excel del sistema ERP y los mismos se pueden importar a la herramienta de generación masiva de IRN para generar un archivo JSON.
En el caso de la herramienta de generación masiva de IRN, se proporcionan los siguientes cuatro tipos de formatos para diferentes tipos de usuarios:
Formato A: En este formato, todos los detalles relacionados con la factura se pueden introducir en un hoja de trabajo única. Este formato es útil para empresas que tienen 1 o 2 artículos en una factura y para empresas que realizan principalmente transacciones B2B.
Formato B: .En este formato, dos hojas de trabajo se proporcionan uno para los detalles de la factura y el segundo para los detalles del artículo. Por lo tanto, dado que los detalles de los artículos deben proporcionarse en una hoja separada, cada partida debe contener el número de documento, la fecha del documento y el tipo de documento. Este formato es útil para las empresas que tienen varias partidas.
Formato C: En este formato, se proporcionan cinco hojas de trabajo para los detalles de la factura, los detalles de los artículos, los detalles de pago, los detalles de referencia y los detalles adicionales. Se proporciona una hoja separada para toda la información, por lo que cada partida debe contener el número de documento, la fecha del documento y el tipo de documento.
Formato D: En este formato, se proporciona una hoja de trabajo para los detalles de la factura, los detalles de los artículos, los detalles de pago, los detalles de referencia y los detalles adicionales.
Tras introducir los detalles en la herramienta de generación masiva, el usuario puede crear un archivo JSON y subirlo al portal de facturación electrónica para la generación de facturas electrónicas. Los datos se pueden cargar después de iniciar sesión en la siguiente ventana desde la opción Panel de control > Facturas > Carga masiva.
Tenga en cuenta que el archivo que se va a cargar no debe tener más de 2 MB.
Tras cargar el archivo JSON en la ventana anterior, el sistema lo procesa y genera el IRN (número de referencia de la factura) para cada solicitud, tal y como se muestra en la ventana que se muestra a continuación.
Cabe señalar que los archivos JSON deben cumplir con el esquema de factura electrónica (un formato/plantilla estructurados) que está publicado y tiene los parámetros obligatorios. Si no se genera el IRN, mostrará los errores pertinentes que una persona puede buscar y subir una vez que los haya cumplido plenamente.
Tenga en cuenta que:
Una persona puede exportar las facturas electrónicas finales en formato Excel o JSON.
Se generará un IRN para cada factura, que es la identidad única de cada factura para todo el año financiero para un contribuyente.
El sistema actualizará automáticamente los detalles en el portal de facturación de E-way cuando corresponda. El sistema de facturación electrónica actualiza una parte del mismo y solo se adjunta el número del vehículo en la factura electrónica.
La utilidad una vez descargada se puede usar repetidamente. Sin embargo, la versión actualizada debe descargarse en caso de que se produzca alguna actualización de formato.
5. Varios códigos de error y su resolución
Al cargar la factura en el portal de facturación electrónica, el contribuyente puede enfrentarse a muchos problemas técnicos. Es importante entender todos estos problemas. GSTIN ha proporcionado varios códigos de error y sus soluciones.
6. Cancelación del número de referencia de la factura
Una vez que se genera una factura electrónica, no se puede eliminar. Sin embargo, se prevé la posibilidad de cancelarla junto con el motivo de la cancelación, como una entrada incorrecta, una entrada duplicada, etc. Una persona puede facturar electrónicamente una por una o cancelar las facturas de forma masiva.
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
El IRN solo se puede cancelar dentro de las 24 horas de su generación.
Si la factura electrónica conectada está activa o verificada por un oficial durante el tránsito, la cancelación se realizará no estar permitido
Antes de las facturas de cancelación, el usuario debe tener a mano una factura electrónica correspondiente.
El siguiente es el procedimiento de cancelación de la factura electrónica:
Para cancelar la factura electrónica una por una:
Tras iniciar sesión, en la pestaña «factura electrónica>cancelar», el usuario puede cancelar la factura a través del número de registro o el número IRN que se le proporcionó en el momento de la generación de las facturas. La siguiente ventana muestra la opción proporcionada.
Luego, el sistema le pedirá al usuario que especifique el motivo de la cancelación y hará comentarios para cancelarla, como se muestra en la siguiente ventana de muestra.
Tras introducir los motivos aplicables, el usuario puede solicitar la cancelación de la factura electrónica. Al enviarla, el usuario puede descargar la factura electrónica cancelada con la marca de agua como cancelado.
Cancelación masiva de IRN
Para la cancelación masiva de IRN, los usuarios deben descargar el»Cancelación de factura electrónica por IRN: preparación de JSON» formar la pestaña Ayuda>Instrumenta>Herramienta de generación masiva. se abrirá la siguiente ventana.
Después de crear el archivo JSON desde la herramienta anterior, el usuario debe ir a la pestaña Factura electrónica y seleccionar «Cancelación masiva de IRN» luego se abrirá la pantalla que se muestra a continuación.
Tras la carga, el sistema de archivos lo genera y muestra el estado de cancelación, tal y como se muestra a continuación. Sin embargo, si no es posible cancelar, se mostrará un error para cada solicitud.
7. Generación de un código QR para la facturación electrónica
Además del IRN, el portal de facturación electrónica también genera un código de respuesta rápida («código QR») en todas y cada una de las facturas cargadas en el portal.
Para la lectura de códigos QR, el IRP proporciona una aplicación de lectura de códigos QR (código de respuesta rápida) sin conexión que permitirá a cualquier contribuyente o autoridad tributaria verificar rápidamente los detalles de la factura. Cualquier persona puede asegurarse de que dicha factura tiene un IRN válido y una firma digital generada a partir de un portal de generación de facturas electrónicas. Si se modera el contenido del código QR, la factura electrónica dejará de ser válida y la verificación de la firma fallará.
El código QR contiene un número IRN único junto con algunos parámetros importantes de las facturas y la firma digital. Cualquier persona puede verificar el código QR a través de una aplicación fuera de línea.
Un código QR contiene los siguientes parámetros:.
El GSTIN del proveedor
El GSTIN del destinatario
El número de factura indicado por el proveedor
La fecha de generación de la factura
El valor de la factura (valor imponible e importe bruto del impuesto)
El número de artículos de línea
El código HSN de las partidas principales (la partida con los valores imponibles más altos)
El IRN único (hash)
8. Función móvil para generar IRN desde dispositivos móviles
El sistema de facturación permite al usuario generar un IRN desde su móvil con una aplicación Android e IOS. Esta función permite a los usuarios utilizar la aplicación de facturación electrónica a través del móvil. Solo un dispositivo móvil puede usar una aplicación de facturación electrónica. Los usuarios deben registrarse para dispositivos móviles en la pestaña de registro de la API de la siguiente ventana.
En el siguiente paso, los usuarios recibirán la OTP en su dispositivo correspondiente para su verificación y los demás usuarios deberán completar los detalles, como el IMEI móvil, el tipo de usuario y la interfaz (iOS/Android) en la siguiente ventana.
9. Actualice los detalles de la empresa a través del sistema de facturación electrónica
El sistema de facturación electrónica permite al usuario actualizar los detalles de la empresa desde el portal GST. Cuando la información se actualice en el portal del GST, los detalles se actualizarán automáticamente en el sistema de facturación electrónica.
10. Facilidad de generar una factura electrónica
El portal de facturas e-Way permite la generación de facturas en función del IRN. La pestaña Generar albarán electrónica ofrece opciones para generar una albarán electrónica mediante el número de acuse de recibo, el número de referencia de la factura o la fecha. Por lo tanto, si una persona tiene el número de referencia de la factura, puede ingresarlo y el sistema generará la parte A de la guía electrónica. El usuario deberá introducir únicamente los detalles de la Parte B.
11. Reforma de factura electrónica generada a través del sistema de facturación electrónica
12. Actualización automática de GSTR 1, GSTR 2A/2B y creación de eway desde el portal de facturación electrónica
Tras rellenar los datos mediante JSON archivados y firmados, los datos se enviarán al sistema GST, desde el que se actualizarán el GSTR-1 del proveedor y el 2A/2B una vez que se haya presentado el R-1. Existe la opción de cambiar los detalles mencionados en la factura electrónica y en el R-1. En tal caso, se emitirá una notificación y se deberá dar una explicación.
Algunos de los documentos y enlaces clave para su fácil consulta.
