El Ministerio de Asuntos Empresariales (MCA) de la India es responsable de regular y supervisar las empresas y Sociedades de responsabilidad limitada en el país. La contabilidad es una parte importante de una entidad y cualquier manipulación en la misma puede provocar fraudes y enormes pérdidas.
Hasta ahora, las empresas pueden realizar cualquier transacción en cualquier momento y pueden cambiarla varias veces sin ningún registro de modificación o eliminación. En muchos casos, las empresas finalizan su contabilidad al final del año completo, en el momento de la preparación de los estados financieros, o cambian las transacciones cuando es necesario, a menos que dicha transacción aparezca en algún lugar.
Para mejorar la transparencia en los libros de cuentas, MCA ha hecho obligatorio que todas las empresas tengan una función de registro de auditoría en su software de contabilidad. La implementación de este requisito se propuso inicialmente con efecto a partir del 1 de abril de 2021. Sin embargo, teniendo en cuenta las reclamaciones recibidas, la MCA inicialmente aplazó la implementación hasta el 1 de abril de 2022 y luego la aplazó hasta el 1 de abril de 2023. Ahora, con efecto a partir del 1 de abril de 2023, todas las empresas deben incluir una función de registro de auditoría en su software de contabilidad.
En este artículo se hace un análisis detallado de cómo funciona la herramienta de seguimiento de auditoría, cuáles son las implicaciones, qué desafíos puede enfrentar una empresa al implementar la misma, etc.
1. Enmienda a la Ley de Sociedades de 2013 para incorporar disposiciones sobre el registro de auditoría
- El Reglamento de Modificación de Sociedades (Cuentas) de 2021 modificó la Regla 3 del Reglamento de Sociedades (Cuentas) de 2014 insertando la siguiente condición:
«Siempre que, para el ejercicio financiero que comience el 1 de abril de 2021 o después, todas las empresas que utilicen software de contabilidad para mantener sus libros de contabilidad utilizarán únicamente el software de contabilidad que tenga la función de registrar el registro de auditoría de todas y cada una de las transacciones, crear un registro de edición de cada cambio realizado en los libros de cuentas junto con la fecha en que se realizaron dichos cambios y garantizar que el registro de auditoría no se pueda deshabilitar».
- La fecha de implementación se aplazó aún más hasta el 1 de abril de 2022 y finalmente se implementó a partir del 1 de abril de 2023.
- Por lo tanto, la Regla 3 creó la obligación de la empresa de implementar una función de registro de auditoría en el software de contabilidad.
- Junto con la Regla 3 del Reglamento de Sociedades (Cuentas), también se introdujo una modificación correspondiente en el Reglamento de Sociedades (Auditoría y Auditores) de 2014. Se insertó la siguiente nueva cláusula (g) en la subregla 11:
«(g) Si la empresa, con respecto a los ejercicios financieros que comiencen el 1 de abril de 2022 o después, ha utilizado dicho software de contabilidad para mantener sus libros de cuentas, que tiene la función de registrar el registro de auditoría (editar registro) y el mismo ha funcionado durante todo el año para todas las transacciones registradas en el software y la función de registro de auditoría no ha sido manipulada y la empresa ha conservado el registro de auditoría de acuerdo con los requisitos legales de retención de registros.]»
- Por lo tanto, al informar sobre los estados financieros, el auditor debe comentar si la empresa ha implementado un registro de auditoría (registro de edición) en el software de contabilidad y si el mismo ha funcionado durante todo el año.
2. ¿Qué es un registro de auditoría (registro de edición)
- El registro de auditoría (también denominado registro de auditoría) es un registro cronológico, un conjunto de registros o un destino y una fuente de registros relevantes para la seguridad que proporcionan evidencia documental de la secuencia de actividades que han afectado en cualquier momento a una operación, procedimiento, evento o dispositivo específico.
- La función Audit Trail (editar registro) es una herramienta que ayuda a las empresas a mantener un registro de todos los cambios realizados en sus datos financieros. Es un mecanismo que permite a las empresas rastrear y monitorear los cambios en las transacciones financieras y ayuda a identificar cualquier actividad no autorizada o fraudulenta que pueda ocurrir.
- Se requiere una nueva función de registro de auditoría (editar registro) para realizar un seguimiento de todas las actividades de los libros de cuentas, como la creación, modificación y eliminación de todas las transacciones registradas en el software de contabilidad.
- Esta función es necesaria no solo para las transacciones contables, sino también para todos los maestros, como libros de contabilidad, artículos en stock y grupos, incluidos los detalles editados en los maestros de la empresa.
- Por lo tanto, a través del registro de edición, el auditor y la empresa pueden identificar fácilmente:
- Quién creó la transacción y cuándo,
- si se hizo alguna otra modificación y quién la hizo,
- Qué modificaciones se realizan en la transacción contable
3. Desafíos en la implementación del registro de auditoría
- Migración de un software de contabilidad a otro: Si el software de contabilidad existente no proporciona las funciones del registro de auditoría, la empresa debe migrar los datos a otro software de contabilidad, lo que puede ser un gran desafío y un asunto costoso.
- Es necesario definir las funciones y responsabilidades: En la actualidad, por lo general, las empresas no crean perfiles específicos de usuarios para definir sus derechos y responsabilidades, y las transacciones se ingresan a través de un perfil general. Sin embargo, ahora se exige a las empresas que definan las funciones y responsabilidades de los usuarios para identificar quién ha registrado o modificado las transacciones.
- Implementación de datos de años anteriores: La función del registro de auditoría se implementará en un software que también contenga datos de años anteriores. Por lo tanto, esta función se implementará automáticamente en los primeros años, especialmente en el año fiscal 2023, que aún no se ha finalizado. Por lo tanto, la función de edición del registro se implementará automáticamente para el año fiscal 2023, y las entradas de finalización se ingresarán después del 1 de abril de 2023.
- Mayor costo de almacenamiento: Dado que el software realiza un seguimiento de todas las transacciones y modificaciones, ahora el sistema necesita más espacio de almacenamiento. Además, los datos masivos pueden mejorar el tiempo de procesamiento en el software y ralentizar el tiempo de procesamiento de las transacciones.
- Aumente el costo de cumplimiento: Por lo general, las pequeñas empresas no prefieren llevar libros de cuentas detallados en ningún software de contabilidad, ya que implica el costo del software y el costo del personal de contabilidad, y mantienen un resumen de su contabilidad en Excel u otras herramientas. Sin embargo, las empresas con menos transacciones o sin ellas ahora están obligadas a mantener los libros de cuentas en un software que tenga la función de un registro de auditoría durante todo el año en tiempo real. Esto aumentará el costo del cumplimiento.
4. Beneficio del registro de auditoría
- Detección y prevención del fraude: El fraude es algo que se lleva a cabo con una planificación completa y se hacen todos los esfuerzos para ocultarlo. Existe la posibilidad de que la empresa o el equipo de contabilidad ingresen la transacción y luego la eliminen para ocultar dicha transacción. Sin embargo, cualquier acto malintencionado se puede identificar fácilmente con la función de registro de auditoría.
- Responsabilidad: La incorporación de un registro de auditoría ayuda a los gerentes a mantener la responsabilidad individual. Promueve el comportamiento apropiado de los usuarios y los alienta a asumir la responsabilidad personal por sus acciones, registradas en un registro de auditoría. Esto protege al sistema contra el uso insuficiente de datos y los cambios no autorizados en la base de datos.
- Mayor precisión: Muchas veces las transacciones se registran sin una revisión adecuada pensando que la modificación se realizará en una fecha posterior. Sin embargo, ahora que el registro de auditoría llevará un registro de todas las modificaciones, las empresas deberán registrar la transacción con mayor precisión y en tiempo real.
5. Preguntas frecuentes
5.1 ¿Todas las formas de negocio deben mantener las funciones de registro de auditoría en el software de contabilidad?
La Ley de Sociedades tiene la incorporación obligatoria de los registros de edición en el software de contabilidad. Por lo tanto, todas las empresas, ya sean limitadas o privadas limitadas, deben habilitar la función de edición del registro. No es necesario que el registro de edición se mantenga de la siguiente manera: 1. Sociedades de responsabilidad limitada 2. Firma de asociación 3. Propiedad/individuo 4. Confianza 5. Sociedad, etc.
5.2 ¿Hay algún informe de falta de mantenimiento de la función Audit Trail?
Según el Reglamento de Sociedades (Auditoría y Auditores) de 2014, el auditor debe informar sobre el siguiente asunto del registro de auditoría en su informe de auditoría:1. Si el software de contabilidad de la empresa tiene la función de registrar un registro de auditoría (registro de edición); 2. Si dicha función funcionó durante todo el año para todas las transacciones registradas en el software; 3. Si la función de registro de auditoría ha sido alterada; 4. Si la empresa ha conservado la pista de auditoría o no. Por lo tanto, si la respuesta a cualquiera de los puntos antes mencionados es negativa, el auditor debe incluir lo mismo en su informe de auditoría
5.3 ¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?
Según la sección 128 de la Ley de Sociedades de 2013, si el director gerente, el director financiero a tiempo completo, el director financiero o cualquier otra persona a cargo infringe las disposiciones con respecto a los libros de cuentas, dicho director gerente, director financiero a tiempo completo o cualquier otra persona a cargo será sancionado con una multa no inferior a 50 000 INR, pero que puede extenderse a 5 000 INR. 0. La sanción se impondrá en función de la naturaleza y el alcance de la infracción.
6. Conclusión
La pista de auditoría es, de hecho, una medida encomiable adoptada por el gobierno para improvisar la transparencia en las transacciones contables. Sin embargo, dicha modificación se ha implementado con la menor aclaración. Teniendo en cuenta el impacto, la MCA debe abordar varias cuestiones, como la definición del registro de auditoría, los registros de edición, la clase de empresas a las que se aplica dicha modificación, la forma de tratar los datos de ejercicios financieros anteriores que finalizarán después del 1 de abril de 2023, etc.
