La realización de negocios implica reuniones continuas con personas variadas. El representante de una empresa es el consejo de administración que es responsable de tomar las decisiones importantes en nombre de la empresa. Por lo tanto, es esencial que la junta directiva se reúna regularmente para decidir varios asuntos. A veces, resulta difícil para los directores reunirse físicamente en un lugar común, ya que están dispersos en diferentes lugares. Además, la COVID-19 ha llevado a la fuerza laboral a convertirse en trabajadores remotos en muchas empresas. Por lo tanto, las empresas indias adoptan un modo alternativo de videoconferencia para llamar a sus ejecutivos a un solo lugar.
Si su empresa también planea llevar a cabo una reunión del consejo de administración por medios electrónicos, este artículo le ayudará a conocer las pautas prescritas en la Ley de Sociedades de 2013. Reglamento de Sociedades (Reuniones del Consejo de Administración y sus poderes) de 2014 y la Norma Secretarial -1 sobre las reuniones de la Junta Directiva que se seguirán en la reunión de la junta.
Siempre que surja alguna necesidad empresarial, los directores pueden reunirse para tomar una decisión en nombre de la empresa. Por ley, el consejo de administración de cada empresa debe reunirse entre intervalos frecuentes, como se indica a continuación.
Hay diferentes plataformas en línea disponibles, como Teams, Cisco WebEx, etc., para llevar a cabo reuniones en línea. Por lo tanto, es de suma importancia elegir una buena plataforma para la reunión de la junta directiva que también brinde la seguridad adecuada para los datos y una buena conexión. Además, las empresas deben intentar seleccionar la plataforma que proporcione una contraseña única a cada director para unirse a la reunión.
El presidente de la reunión y el secretario de la empresa, si los hubiera, tomarán las precauciones debidas y razonables:
(i) salvaguardar la integridad de la reunión garantizando procedimientos de seguridad e identificación suficientes;
(ii) garantizar la disponibilidad de equipos o instalaciones de videoconferencia adecuados para la transmisión de las comunicaciones a fin de que los directores y otros participantes autorizados participen de manera efectiva en la reunión del Consejo;
(iii) registrar las actas de la reunión y preparar las actas de la reunión;
(iv) almacenar para su custodia y marcar las grabaciones u otro mecanismo de grabación electrónica como parte de los registros de la empresa, al menos antes de que finalice la auditoría de ese año en particular.
(v) garantizar que ninguna persona que no sea el director en cuestión asista o tenga acceso a las actas de la reunión a través del modo de videoconferencia u otros medios audiovisuales; y
(vi) garantizar que los participantes que asistan a la reunión por videoconferencia puedan escuchar y ver a los demás participantes con claridad durante el transcurso de la reunión.
Se requiere dar una indicación adecuada mediante una notificación a los directores sobre la convocación de una reunión de la junta al menos antes de los 7 días de la fecha de la reunión, en mano o por correo rápido o por correo certificado o por fax o correo electrónico o por cualquier otro medio electrónico (correo electrónico, etc.).
La notificación indicará:
(i) la fecha y hora de la reunión.
(ii) opción de participación mediante videoconferencia.
(iii) orden del día de la reunión.
(iv) forma de votación.
(v) cualquier otra información pertinente.
Los directores que estén interesados en asistir a las reuniones de la junta directiva mediante videoconferencia deben informar a la empresa al respecto. En caso de no haber ninguna insinuación, se presume que dicho director asistirá físicamente a la reunión.
Una empresa se enfrenta a una multa de 25 000 INR en caso de que no notifique a sus directores la reunión del consejo de administración.
Los asuntos que se discutirán en una reunión de la junta forman una agenda. Los directores son informados sobre la agenda mediante notificación. Cualquier asunto ahora puede presentarse ante la junta para su discusión y decisión a través de videoconferencia.
Anteriormente, los siguientes asuntos estaban restringidos a tratarse en una reunión de la junta celebrada por videoconferencia:
(i) Aprobación del estado financiero anual;
ii) Aprobación del informe de la Junta;
(iii) Aprobación del folleto;
(iv) Reuniones del Comité de Auditoría para considerar el estado financiero, incluido el estado financiero consolidado, si lo hubiera, que será aprobado por la junta en virtud de la Sección 134 (1) de la Ley; y
(v) Aprobación del asunto relacionado con la fusión, fusión, escisión, adquisición y absorción.
Quórum significa el número mínimo de directores que deben estar presentes en la reunión de la junta, ya sea físicamente o mediante videoconferencia. El quórum para una reunión de la junta debe ser de un tercio del número total de directores o de 2 directores, lo que sea mayor.
La instalación para unirse a la reunión de la junta mediante videoconferencia debe mantenerse abierta al menos 15 minutos antes de la hora programada para el inicio de la reunión y no debe cerrarse hasta que hayan transcurrido 15 minutos después de la hora programada. Una vez que comience la reunión de la junta, el presidente deberá proceder a una votación nominal en la que cada director que participe por videoconferencia indicará los siguientes detalles a efectos de la grabación: -
(i) nombre;
(ii) el lugar desde el que participa;
(iii) que ha recibido la agenda y todo el material relevante para la reunión; y
(iv) que nadie más que el director en cuestión asista o tenga acceso a las actas de la reunión en el lugar mencionado en la cláusula (ii);
Tras la votación nominal, el presidente o el secretario de la sociedad informarán al Consejo sobre los nombres de las personas distintas de los directores que estén presentes físicamente en dicha reunión a petición o con el permiso del presidente y confirmarán que se ha completado el quórum requerido.
El Presidente debe asegurarse de que el quórum requerido permanezca presente durante toda la reunión..
Una vez alcanzado el quórum requerido, la reunión procederá a discutir los temas del orden del día. Antes de hablar sobre cualquier tema, cada director se identificará para que conste en acta. Cuando se oponga a una moción y sea necesaria una votación, el presidente declarará la lista y anotará el voto de cada director con su identidad.
El presidente anunciará el resumen de las decisiones tomadas sobre cada punto del orden del día junto con los nombres de los directores disidentes.
Las actas son el resumen de los negocios negociados en la reunión. Todas las empresas deben mantener las actas de todas las reuniones de la junta en un libro de actas.
El borrador de las actas de la reunión de la junta directiva debe distribuirse entre todos los directores, ya sea por escrito o en modo electrónico, según lo decida la junta directiva dentro de los 15 días posteriores a la reunión de la junta.
Tras recibir el borrador de las actas, cada director que haya asistido a la reunión del consejo debe confirmar o presentar sus comentarios por escrito sobre la exactitud de la grabación de las actas de esa reunión en particular en el borrador de las actas en un plazo de siete días o en un plazo razonable según lo decida el consejo de administración, de lo contrario se presumirá su aprobación. Posteriormente, el acta se anotará en un libro de actas y será firmada por el presidente.
Las empresas están utilizando la tecnología de videoconferencia para llevar a cabo las reuniones de sus juntas directivas y adoptar decisiones más colectivas y objetivas con una mayor participación de los directores. Las ventajas de la participación mediante videoconferencia son el ahorro de costes, el aumento de la productividad, el ahorro de tiempo para llegar al lugar de la reunión, especialmente cuando los directores en cuestión se encuentran en otra ciudad o incluso en otro país, etc.
