Las cuentas por pagar (AP) son el dinero que una empresa debe a sus proveedores. Suena bastante básico, ¿verdad? Pero administrarlo de la manera correcta puede marcar una gran diferencia para su empresa. Si arruinas AP, podrías terminar teniendo problemas de flujo de caja, cargos por pagos atrasados o, lo que es peor, vendedores insatisfechos.
Para las pequeñas y medianas empresas estadounidenses, obtener un AP adecuado significa ahorrar tiempo, reducir costos y mantener las cosas funcionando sin problemas. Se trata de asegurarse de pagar a tiempo, mantener contentos a sus proveedores y evitar errores costosos.
En este blog, le mostraremos 10 formas sencillas de hacer que su proceso de AP funcione mejor, más rápido y con menos dolores de cabeza. ¡Empecemos!
En esencia, las cuentas por pagar (AP) son simplemente el dinero que su empresa debe a los proveedores por los bienes o servicios que ya ha recibido. Es una parte clave de la administración de las finanzas de su empresa, ya que garantiza que lleva un registro de lo que debe y de la fecha de vencimiento de los pagos.
Cada vez que su empresa compra algo a crédito, ya sean materias primas, suministros de oficina o incluso servicios como la consultoría, crea una cuenta por pagar. Estas son cantidades que deben pagarse dentro de un plazo acordado, que puede oscilar entre 30 y 60 días, según las condiciones.
Sin embargo, AP no se trata solo de pagar las facturas. Implica:
Administrar bien AP significa mantener todo organizado, saber a quién le debes, cuánto y cuándo vence el dinero. Se trata de garantizar que su empresa mantenga una buena situación financiera y evitar cualquier contratiempo, como los cargos por pagos atrasados o las relaciones tensas con los proveedores.
Ignorar o administrar mal las cuentas por pagar (AP) puede convertirse rápidamente en problemas mayores para su empresa. Puede parecer una tarea más, pero afecta directamente al flujo de caja, a las relaciones con los proveedores y a la salud financiera en general.
Cuando el AP pasa desapercibido o se administra mal, varias cosas pueden salir mal:
Con más de 500 empresas estadounidenses servido y un Tasa de retención de clientes del 95%, se confía en VJM Global para una gestión eficiente de las cuentas por pagar. Nuestro equipo de expertos abarca Más de 15 industrias, garantizando que su proceso de AP funcione sin problemas.
En resumen, mantener su proceso de AP organizado y eficiente garantiza que su empresa siga por buen camino, evita errores costosos y le ayuda a mantener relaciones sólidas con los proveedores.
¡Ahora, exploremos cómo puede administrar AP de manera efectiva con estas 10 mejores prácticas de cuentas por pagar!
Incluso con las mejores intenciones, pueden ocurrir errores en las cuentas por pagar (AP). Ya sea debido a la falta de procedimientos adecuados o simplemente a un error humano, estos errores pueden tener consecuencias costosas, como la falta de pago, los cargos por pagos atrasados o el deterioro de las relaciones con los proveedores. Estos son algunos de los errores más comunes que cometen las empresas en la administración de puntos de acceso y cómo evitarlos:
Cuando llegan las facturas, el tiempo es fundamental. Cuanto más espere para ingresarlas en su sistema, más probabilidades tendrá de no cumplir con una fecha límite de pago o de cometer un error costoso. De hecho, el tiempo promedio de procesamiento de los AP puede oscilar entre 35 a 49 días en algunas empresas, lo que significa que el retraso en las entradas puede ralentizar todo el ciclo, lo que genera cargos por pagos atrasados y frustración de los proveedores.
Consejo práctico: Configure un proceso interno para introducir las facturas en un plazo de 24 a 48 horas a partir de la recepción. Esto reduce las posibilidades de que no se cumplan las fechas de pago y garantiza que sus registros financieros estén siempre actualizados.
Por qué es importante: Acelerar la entrada de las facturas ayuda a evitar el efecto dominó de los pagos atrasados, lo que garantiza que se mantenga a la vanguardia.
Muchas empresas utilizan combinación a tres bandas, un proceso en el que la factura se compara con la orden de compra y el informe de recepción para garantizar que todo esté alineado. Este proceso ayuda a confirmar que lo que se ha pedido es lo que se ha entregado y facturado.
El objetivo aquí es garantizar que no estás pagando por productos que no recibiste o servicios que no solicitaste. Si algo no coincide, lo detectas pronto, lo que es mucho mejor que resolver las discrepancias una vez realizado el pago.
Consejo práctico: Cree una lista de verificación para comparar la factura, el pedido de compra y el recibo de entrega. Si algo no coincide, márcalo antes de continuar con el pago.
Por qué es importante: La conciliación tripartita reduce significativamente el riesgo de pagar facturas incorrectas y le ayuda a mantener el control de sus gastos.
Sin un proceso claro para aprobar las facturas, las cosas pueden salirse de control con facilidad. Con flujos de trabajo de aprobación mal definidos, las facturas pueden permanecer días (o incluso semanas) sin ser revisadas, lo que retrasa el pago y genera confusión. La creación de un proceso de aprobación claro y estructurado garantiza que las personas adecuadas comprueben, verifiquen y aprueben las facturas con prontitud.
Consejo práctico: Utilice un software automatizado para configurar una jerarquía de aprobación basada en el importe de la factura. Por ejemplo, las facturas de menos de 1000$ pueden ser aprobadas por el jefe del departamento, mientras que las de más de 5000$ requieren la aprobación del gerente. Esto acelera el proceso y, al mismo tiempo, mantiene los controles y contrapesos.
Por qué es importante: Un proceso de aprobación claro y automatizado mantiene las cosas en marcha y garantiza que las facturas no se acumulen innecesariamente.
Para gestionar los AP de forma eficaz, es necesario medir el rendimiento. El seguimiento de los KPI le brinda una visión instantánea de qué tan bien está funcionando su proceso y dónde necesita mejoras. Algunos KPI importantes de AP incluyen tiempo de procesamiento de facturas, discrepancias en las facturas, y descuentos por pago anticipado capturados.
Consejo práctico: Rastrea el promedio de días para pagar las facturas. Es posible que algunas facturas tarden más en aprobarse que otras, lo que podría indicar ineficiencias o cuellos de botella. Tratar de reducir este tiempo de procesamiento es fácil.
Por qué es importante: Al rastrear los KPI, puede identificar y solucionar cualquier problema en su proceso de AP, lo que ayuda a mejorar la eficiencia y reducir los costos.
Muchas empresas se pierden los descuentos por no prestar atención a las condiciones de pago. Los vendedores suelen ofrecer descuentos por pago anticipado, como 2% de descuento si se paga en 10 días, que es una excelente manera de ahorrar dinero. Además, ampliar los plazos de pago (por ejemplo, de 30 a 45 días) puede darte más flexibilidad con el flujo de caja.
Consejo práctico: Tómese el tiempo necesario para negociar las condiciones de pago con sus principales proveedores. Incluso un pequeño descuento puede acumularse con el tiempo. Del mismo modo, pregúntate si es posible ampliar los plazos de pago para que tu empresa tenga más margen de maniobra.
Por qué es importante: Negociar condiciones favorables puede reducir los costos y mejorar el flujo de caja, lo que le ayuda a ahorrar dinero y evitar presiones innecesarias al pagar las cuentas.
El procesamiento manual de puntos de acceso es lento, propenso a errores y puede consumir recursos. Las herramientas de automatización ayudan a eliminar el trabajo pesado, reducir los errores humanos y acelerar todo el proceso. Por ejemplo, herramientas como Bill.com o Tipalti puede hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra, canalizar las facturas para su aprobación e incluso programar los pagos.
Consejo práctico: Implemente un software AP basado en la nube que se integre con su sistema de contabilidad. La automatización de la facturación, la aprobación y los pagos reduce los errores y ahorra tiempo.
Por qué es importante: La automatización digital garantiza que su proceso de AP sea más rápido, preciso y escalable a medida que su empresa crece.
Es más probable que se produzcan fraudes y errores cuando demasiadas personas tienen acceso al sistema AP. Al limitar el acceso solo a quienes lo necesitan y establecer controles internos claros, se reduce el riesgo de errores o pagos no autorizados.
Consejo práctico: Uso controles de acceso basados en funciones (RBAC) para limitar el acceso a los datos financieros. Asegúrese de que solo el personal autorizado pueda aprobar los pagos o cambiar la información del proveedor.
Por qué es importante: Los controles internos estrictos previenen el fraude, garantizan la seguridad de los datos y mantienen la integridad de sus registros financieros.
Las buenas relaciones con sus proveedores pueden ahorrarle dinero, evitar demoras e incluso mejorar las condiciones de pago. Comunicarte con regularidad con los proveedores sobre los plazos de pago y cualquier posible retraso los mantiene informados y te ayuda a evitar malentendidos.
Consejo práctico: Sea proactivo en la comunicación con los proveedores. Si va a haber un retraso en el pago, infórmeles con antelación. Un poco de transparencia contribuye en gran medida a mantener relaciones positivas.
Por qué es importante: Las relaciones sólidas con los proveedores se traducen en operaciones más fluidas, mejores ofertas y condiciones más flexibles, lo que, en última instancia, beneficia a su empresa.
Sin un control constante del flujo de caja, es posible que te pille desprevenido cuando vence una factura. Vigilar de cerca tus finanzas te ayuda a asegurarte de tener fondos suficientes disponibles a la hora de pagar. El monitoreo del flujo de caja también te permite ajustar los cronogramas de pagos y tomar decisiones financieras más inteligentes.
Consejo práctico: Configure una revisión semanal o quincenal de su flujo de caja y de las próximas obligaciones de AP. Esto garantiza que siempre esté al tanto de lo que debe y pueda planificar en consecuencia.
Por qué es importante: La supervisión del flujo de caja evita problemas de última hora para encontrar efectivo cuando vencen las facturas y le ayuda a planificar con antelación cualquier posible escasez de efectivo.
A medida que su negocio crece, su proceso de AP debe crecer con él. Lo que funcionaba cuando tenía cinco facturas al mes podría no funcionar, ya que puede ampliarse a cientos. Es importante evaluar periódicamente el sistema de gestión de pedidos, las herramientas y el personal para garantizar que puedan gestionar el aumento del volumen sin sacrificar la eficiencia.
Consejo práctico: A medida que su empresa se expanda, considere contratar a más miembros del equipo para gestionar el aumento de los volúmenes de facturación o actualizar su software de automatización de AP para gestionar flujos de trabajo más complejos.
Por qué es importante: Las prácticas de AP escalables ayudan a su empresa a adaptarse al crecimiento sin quedarse atrás ni crear cuellos de botella.
A medida que las empresas crecen, también lo hacen las complejidades de administrar las cuentas por pagar. Lo que comenzó con unas cuantas facturas puede convertirse rápidamente en una montaña de trámites, procesos de aprobación y plazos de pago difíciles de cumplir. El desafío de administrarlo todo internamente puede consumir valiosos recursos, tiempo y dinero, recursos que podrían invertirse mejor en hacer crecer su empresa.
Aquí es donde la subcontratación se convierte en una solución inteligente. Al confiar en expertos para gestionar sus cuentas por pagar, no solo agiliza el proceso, sino que también obtiene un nivel de eficiencia y precisión que puede resultar difícil de lograr internamente. Sin embargo, para aprovechar realmente los beneficios de la subcontratación, es importante asociarse con los profesionales adecuados que entiendan su empresa y sus necesidades específicas.
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