ビジネスを行うには、さまざまな人々との継続的な会議が必要です。会社の代表は、会社を代表して主要な決定を行う責任を負う取締役会です。そのため、取締役会は定期的に会合を開き、さまざまな事項を決定することが不可欠です。時々、取締役は異なる場所に散らばっているため、共通の場所で物理的に会うことが難しくなることがあります。また、新型コロナウイルスにより、多くの企業で従業員がリモートワーカーになる傾向にあります。そのため、インドの企業では、経営幹部を一か所に集めて電話をかけるという代替形式のビデオ会議が採用されています。
貴社が電子的手段による取締役会の実施も計画している場合、この記事は2013年の会社法に規定されているガイドラインについて知るのに役立ちます。 会社（取締役会とその権限）規則、2014年 また、取締役会において従うべき取締役会の会議に関する秘書基準-1
ビジネス上の必要が生じたときはいつでも、取締役が会合を開き、会社を代表して決定を下すことができます。法的には、すべての企業の取締役会は、以下のように頻繁に会合を開く必要があります。
Teams、Cisco WebExなどのさまざまなオンラインプラットフォームを使用して、オンライン会議を行うことができます。したがって、取締役会には、接続機能が良好でデータのセキュリティも十分確保できる適切なプラットフォームを選択することが最も重要です。また、企業は、各取締役が会議に参加するための固有のパスワードを提供するプラットフォームを選択するように努めるべきです。
会議の議長と会社秘書（もしあれば）は、適切かつ合理的な注意を払うものとする。
(i) 十分なセキュリティおよび身元確認手続きを確保することにより、会議の完全性を守ること。
(ii) 取締役およびその他の権限を与えられた参加者が取締役会に効果的に参加できるように、通信の送信を提供する適切なビデオ会議機器または設備を確保すること。
(iii) 議事録を記録し、会議の議事録を作成すること。
(iv) 少なくともその年の監査が完了する前に、テープレコーディングまたはその他の電子記録メカニズムを会社の記録の一部として保管し、マークを付けておくこと。
(v) ビデオ会議モードまたはその他の視聴覚手段を通じて、関係する取締役以外の者が会議に出席したり、会議の議事録にアクセスしたりしないようにすること。そして
(vi) ビデオ会議を通じて会議に出席する参加者が、会議中に他の参加者の声をはっきりと見ることができるようにするため。
取締役会の招集に関する取締役への通知による適切な通知は、少なくとも会議日の7日前までに、手書き、スピードポスト、書留郵便、ファクシミリ、電子メール、またはその他の電子的手段（電子メールなど）で行う必要があります。
通知には以下が記載されるものとします—
(i) 会議の日時
(ii) ビデオ会議による参加のオプション
(iii) 会議の議題
(iv) 投票の方法
(v) その他の関連情報。
ビデオ会議を通じて取締役会に出席したい/希望する取締役は、そのことを会社に通知する必要があります。通知がない場合は、当該取締役が実際に会議に出席することが前提となります。
企業が取締役会の通知を取締役に送らなかった場合、25,000インドルピーの罰金が科せられます。
取締役会で議論される事項が議題となります。取締役には通知により議題が通知されます。今では、どのような問題でも取締役会に提出し、ビデオ会議を通じて議論や決定を行うことができます。
以前は、以下の事項はビデオ会議による取締役会での扱いに制限されていました。
(i) 年次財務諸表の承認
(ii) 理事会の報告書の承認
(iii) 目論見書の承認
(iv) 法第134 (1) 条に基づいて取締役会の承認を得る、連結財務諸表を含む財務諸表（ある場合）を検討するための監査委員会会議。そして
(v) 合併、合併、分割、買収、買収に関する事項の承認
定足数とは、直接またはビデオ会議を通じて取締役会に出席する取締役の最低人数を指します。取締役会の定足数は、取締役総数の3分の1または取締役2名のうち、どちらか多い方でなければなりません。
ビデオ会議を通じて取締役会に参加するための施設は、会議開始予定時刻の少なくとも15分前まで開いておく必要があり、予定時刻から15分が経過するまで閉鎖しないでください。取締役会が始まったら、議長がロールコールを行い、ビデオ会議を通じて参加するすべての取締役が、記録のために以下の詳細を述べる必要があります。-
(i) 名前;
(ii) 彼が参加している場所
(iii) 会議の議題とすべての関連資料を受け取ったこと。そして
(iv) 第 (ii) 項に記載されている場所での会議の議事録には、関係取締役以外の誰も出席していないこと、または会議の議事録にアクセスできないこと。
ロールコールの後、会長または会社秘書は、要請に応じて、または議長の許可を得て、当該会議に物理的に出席している取締役以外の人物の名前を取締役会に通知し、必要な定足数が満たされていることを確認するものとします。
議長は、必要な定足数が会議中ずっと存在していることを確認する必要があります。。
必要な定足数を達成したら、会議は議題にある業務事項について議論を進めるものとする。各取締役は、議題について発言する前に、記録のために身元を明かします。動議に異議が唱えられ、投票が必要な場合、議長は名簿を召集し、各取締役の投票に身元を記します。
議長は、議題の各項目について下された決定の概要と、反対意見を述べる取締役の氏名を発表します。
議事録は、会議で取引された事業の概要です。すべての企業には、すべての取締役会の議事録を議事録にまとめることが義務付けられています。
取締役会の議事録草案は、取締役会から15日以内に取締役会が決定するように、書面または電子形式ですべての取締役に回覧する必要があります。
議事録草案の受領後、取締役会に出席したすべての取締役は、7日以内または取締役会が決定した妥当な期間内に、その特定の会議の議事録が議事録草案に記録されていることを書面で確認またはコメントする必要があります。そうしないと、承認されたものとみなされます。その後、議事録は議事録に記入され、議長が署名するものとする。。
企業では、取締役会の開催にビデオ会議の技術を利用し、取締役の参加範囲が広がり、より集団的かつ客観的な意思決定を行うようになっています。ビデオ会議による参加の利点は、特に関係する取締役が別の都市または別の国にいる場合などに、会議会場への到着という点でのコスト削減、生産性の向上、時間の節約などです。
