COVID-19の時代には、ビデオ会議やその他の視聴覚手段（OAVM）を通じて年次総会を開催することが最も一般的になりました。しかし、パンデミックが終わり、人の移動に制限がなくなった今日はどうでしょうか。これらの企業は今でもビデオ会議やOAVMを通じて年次総会やその他の会議を開催する資格があるのでしょうか？
会社法には、ビデオ会議またはオーディオビジュアルモードによる株主総会の開催に関する特定の規定はありません。新型コロナウイルス感染症の間、MCAは、2020年4月8日付けの通達第14/2020号および2020年5月5日付けの通達第20/2020号を通じて、他のオーディオビジュアル手段によるビデオ会議による年次総会または臨時株主総会の開催を許可しました。
このリラクゼーションは、さまざまなサーキュラーを通じて随時さらに拡張されています。直近では、2022年12月28日付けのサーキュラー11/2022に従い、MCAはこの緩和措置を2023年9月30日まで延長しました。したがって、企業は2023年9月30日まで、VCまたはOAVMを通じて年次総会および臨時株主総会を開催することが認められています。
ただし、当社は通達に記載されているプロセスと条件を遵守する必要があります。この記事では、ビデオ会議を通じて年次総会または臨時株主総会を実施するプロセスに光を当てます。
1。株主総会の種類
株主総会には以下の3つのタイプがあります。
- 年次総会 (AGM)
- 臨時総会 (EGM)
- クラスミーティング
年次総数 は、経営陣、取締役会、株主が交流し、過去の業績や将来の戦略について学ぶための年次総会です。この会議は、監査済み財務諸表の提示、監査人および取締役の任命、配当の宣言、その他特別業務と呼ばれる事項について話し合う機会となります。
EGM は、監査役または取締役の解任などの緊急の事業を処理するために、2回の年次総会の期間中に開催される会議です。臨時株主総会で取引されるすべての業務は特別な業務です。
クラスミーティング は 1 つのクラスのメンバーに固有です。そのクラスのメンバーだけが、優先株主総会など、そのような会議に出席し、発言および議決権を行使できます。特定の種類の株式の保有者の権利を変更することが提案された場合、そのような会議を招集する必要があります。
大多数の企業でより一般的に開催されている年次総会と臨時株主総会について議論しています。
2。ビデオ会議やOAVMによる株主総会の開催が許可されている企業
臨時総会 (EGM):
- 2020年4月8日付けの通達第14/2020号により、すべての企業（非上場企業を含む）は、やむを得ない事柄についてはビデオ会議を通じて臨時株主総会を実施することが許可されています。
年次総会 (AGM):
- 会社法に基づいて電子投票機能の提供が義務付けられているすべての企業、または電子投票を選択したその他の企業は、VCまたはOAVMを通じて年次総会を実施できます。
- ただし、電子投票機能を提供していない他の企業、つまり電子投票機能を提供していない企業は、全会員の少なくとも50％の電子メールアドレスを持つ場合にのみ、VCまたはOAVMを通じて年次総会を開催できます。
- 額面金額が1000インドルピーを超える株式または払込済株式資本総額の1％を超える株式を保有するNidhi Companyの場合、いずれか少ない方。
- 株式資本を保有する他の会社で、当該会社の払込済株式資本のうち 75% 以上を占める会社が会議で議決権を有する会社の場合
- 株式資本を持たない企業で、会議で行使可能な総議決権の少なくとも75％を行使する権利を有する企業の場合。
3。ビデオ会議による年次総会または臨時株主総会の実施に関するガイドライン
ビデオ会議による株主総会の実施にあたっては、以下のガイドラインを遵守する必要があります。
- 会議のスケジュールを立てる前に、異なるタイムゾーンにいるさまざまな人の都合を考慮する必要があります。
- メンバーが効果的に参加できるように、通信の送信を行うための適切なビデオ会議機器または設備が必要です。
- ビデオ会議に参加する施設は、会議の少なくとも15分前には開いたままにしておき、会議終了から15分が経過するまで閉めないでください。
- ビデオ会議モードまたはその他の視聴覚手段を通じて、関係メンバー以外の人が年次総会または臨時株主総会の議事に出席したり、議事にアクセスしたりしないようにする必要があります。
- 参加者は、同時に質問をすることができるようにするか、事前に会社の電子メールIDで質問を送信するための十分な時間を与える必要があります。
- 2％を超える大株主、プロモーター、機関投資家、取締役、主要な管理職などを除き、少なくとも1000人のメンバーについては、先着順の原則に従う必要があります。
- 会議が始まったら、議長は挙手するか、メンバーの数が50人未満の場合は投票によって任命する必要があります。メンバーの数が50名を超える場合は、投票または電子投票システムによる投票による任命が必要となる場合があります。
- メンバーは会議に物理的に出席する必要がないため、代理人を任命する必要はありません。ただし、法人の代表者は会議に出席することができます。
- 監査役および少なくとも1人の独立取締役（会社が任命する必要がある場合）は、年次総会または臨時株主総会に出席する必要があります。機関投資家には、年次総会または臨時株主総会への出席と投票を奨励すべきである。
- 年次総会または臨時株主総会の記録は、会社によって安全に保管されるべきです。公開会社の場合は、記録された議事録もその会社のウェブサイトで公開する必要があります。
4。ビデオ会議による株主総会の通知
年次総会であれ臨時株主総会であれ、会社または預託機関の参加者に登録された電子メールを通じて、メンバーおよび監査人、取締役、社債受託者などの他の利害関係者に21日前に明確な通知を行うことで総会を招集できます。
通知には以下を記載するものとします。
- 会議の日付と時刻。
- 特別事業に関する決議を伴う取引対象となる事業項目
- ビデオ会議を通じて年次総会または臨時株主総会を実施するために設けられた枠組みを会員がどのように利用できるようにするか。
- 会議へのアクセスと参加に関する指示
- 会員の支援のためのヘルプライン番号
株主総会の通知は会社のウェブサイトに掲載し、上場企業の場合は証券取引所に送付する必要があります。
5。ビデオ会議による株主総会に関する通知の送付方法
a. 電子投票機能の提供が義務付けられている企業、またはすでに電子投票機能を選択している企業
- 企業は、会社に登録されている電子メールアドレスまたは預託機関の参加者に登録されている電子メールアドレスを介して通知を送信する場合があります。
- ただし、規則第20条 (4) (v) に基づく公告を公表する際には、以下の事項も記載しなければならない。
- EGMは、該当する規定に従ってVCまたはOAVMを通じて開催されたという声明。
- VCまたはOAVMによる臨時株主総会のデール・アンド・ライム
- 会社のウェブサイトおよび証券取引所での会議の通知の入手可能性。
- 会社に現物株式または電子メールアドレスをすべて保有していない会員が、会議中に遠隔電子投票または電子投票システムを通じて投票する方法
- 会員がメールアドレスを会社に登録する方法（まだ登録していない場合）
b. 電子投票機能の提供が義務付けられていない企業、またはすでに電子投票機能を選択している企業：
- 会議の通知は、会社または寄託者に登録されている電子メールアドレスでのみ行われます。
- 通知のコピーも、もしあれば、ウェブサイト上で目立つように表示されるものとします。
- 総会の開催が提案されていることをすべての会員に確実に知らせるために、会社は次のことを行うものとします。
- 電子メールアドレスを登録していないすべてのメンバーに、電話またはその他の通信手段で電子メールアドレスを登録するように連絡して、すべてのメンバーに会議の通知を送信します。または
- 連絡先の詳細がわからない場合、会社は、会社の登録事務所が所在する少なくとも1つの母国語の新聞と1つの英語の新聞に広告を掲載して公告を行うものとします。できれば、両方の新聞に電子版が掲載されていることが望ましいです。通知には以下の情報が含まれるものとします。
6。ビデオ会議による株主総会の定足数
ビデオ会議を通じて行われる年次総会または臨時株主総会に出席するために必要な最低会員数は以下のとおりです。
会社の種類最低会員数非公開会社2名の会員を有する公営企業会員数10005名までの会員数が1000名を超えるが会員数が500015名以下の公開会社会員数が500030名を超える公社。
ビデオ会議を通じて会議に出席したメンバーは、年次総会または臨時株主総会の定足数としてカウントされます。予定時刻から30分以内に定員に達しない場合、会議は翌週の同日、同じ時間、同じ場所で延期されます。
7。ビデオ会議による株主総会の議決権行使メカニズム
a. 電子投票機能の提供が義務付けられている企業、またはすでに電子投票機能を選択している企業
VCまたはOAVMファシリティを通じて会議に出席し、電子投票が禁止されていないメンバーのみが、電子投票システムまたは会議での挙手による投票を許可されるものとします。
b. 電子投票機能の提供が義務付けられていない企業、またはすでに電子投票機能を選択している企業：
- VCまたはOAVMファシリティを通じて開催される会議中、メンバーは、会社に登録されている電子メールアドレスを介して電子メールを送信することによってのみ投票するものとします。このような電子メールは、会社が配布する指定された電子メールアドレスにのみ送信されるものとします。
- 会議に出席するメンバーが50人未満の場合、議長は、いずれかのメンバーから投票の要求がない限り、挙手による投票を行うことを決定できます。
- 開票に時間がかかる場合は、その会議を延期し、後で招集して結果を発表することがあります。
8。ビデオ会議コンプライアンスによる株主総会の投稿
ビデオ会議を通じて開催された年次総会または臨時株主総会で可決されたすべての決議は、会議から60日以内にフォームMGT-14で企業登録官に提出されるものとします。これには、ここに記載されているメカニズムが、法律の他の規定および規則とともに、当該会議中に正式に遵守されたことが明記されます。
ビデオ会議を通じて開催された年次総会または臨時株主総会の終了から30日以内に、議事の要約と可決された決議を記録した議事録を作成する必要があります。
