了解外包应付账款的优势

根据AICPA的2023年全国会计惯例管理（MAP）调查，现在有近25％的参与企业将其会计职能外包到海外，这是有充分理由的。

每个月，许多公司都会花费大量时间手动输入数据、寻求批准和削减支票。这些隐性运营成本加起来很快。随着业务的扩展，您的会计需求必将变得更加复杂。

如果你在AP、税务准备或工资单上花费了太多时间，可以考虑外包。外包应付账款的优势很多。但是，与几乎所有事物一样，这一过程并非没有挑战。

在本文中，我们将对利弊进行平衡而客观的分析。仔细阅读并决定外包是否是您业务的正确举措。

什么是应付账款外包？

在我们重点介绍外包应付账款的优势之前，重要的是要确保我们对基础知识的看法一致。顾名思义，外包应付账款是指雇用外部公司来处理您的应付账款职能，而不是由员工在内部管理这些职能。

大多数 AP 外包表格通常提供以下解决方案：

现在，让我们试着理解为什么企业更愿意客观地外包AP服务。

为什么美国企业将应付账款外包？

原因有三方面。首先，美国将近57％的会计师事务所决定在2024年提高费用，这使得中小型公司的专业会计服务越来越昂贵。这些企业根本负担不起当地成本上涨的步伐。

其次，全国各地严重缺乏合格的会计专业人员。据《财富》杂志报道，美国目前缺少34万名注册会计师。差距继续扩大。

第三，向发展中国家离岸外包既实用又具有成本效益，因为：

• 印度等国家拥有大量会计专业人士，他们拥有受人尊敬的机构的学位以及有关美国会计准则和税收法规的广泛培训。
• 与在当地招聘相比，离岸AP服务可以帮助美国企业节省大量成本，同时保持优质的服务。
• 时区差异实际上创造了工作流程优势。一个 总部设在印度的美联社团队 可以在您的美国团队睡觉时一夜之间完成应有的任务，从而缩短处理时间并减少积压工作。

另请阅读： 将簿记外包到印度对美国企业的五大好处。

将应付账款外包给离岸团队的优势

应对美国市场人才严重短缺的注册会计师本身就是一项挑战。除此之外，薪资预期不断上升，可用性有限，问题更加复杂。

但是，人员配置问题并不是考虑外包的唯一理由。有多方面的优点 选择离岸会计师事务所 用于您的 AP 任务。以下是详细摘要：

1。行业专业知识

离岸应付账款团队由接受过应付账款流程和美国会计准则方面的专门培训的专业人员组成。他们及时了解您的内部团队可能错过的最佳实践和合规性要求。

这种专业知识对于处理诸如三方匹配、供应商合同合规和小企业主经常感到困惑的纳税申报要求等复杂情况特别有价值。

2。节省成本

通过外包，您可以节省招聘、培训和留住内部 AP 员工的费用。在当地招聘和外包给发展中国家之间的成本差异可能很大，这为您的利润提供了急需的提高。

3.提高了精度，减少了错误

外包会计师事务所采用标准化流程和多个验证步骤，可显著减少错误。他们唯一的重点是应付账款，这与经常兼顾多项职责的内部员工不同。

这种专业化自然会降低错误率。更少的错误意味着更少的付款问题，更快乐的供应商和更清晰的财务记录。

4。提高了效率

外包应付账款可以让您的团队专注于核心业务职能，而不是每日 AP 任务。您不再需要担心日常管理 AP 任务，让您的团队可以专注于战略计划。

这可以提高生产力，并确保您的业务能够在不受管理任务困扰的情况下增长。

5。改善现金流管理

专业的应付账款管理可帮助您的企业优化付款时间，以利用提前付款折扣，同时保持健康的现金流。您的外包团队可以分析供应商条款并战略性地确定付款的优先顺序。

他们还可以根据即将到来的应付账款定期提供现金流预测，让您更好地了解自己的财务状况并帮助您做出更明智的业务决策。

6。可扩展性和业务连续性

随着您的业务增长或经历季节性波动，您的AP需求应该而且将会发生变化。离岸会计团队可以在不中断招聘或裁员的情况下快速扩大或缩小规模。

在 VJM Global，我们还在人员配置模型中建立了冗余机制，以确保即使在员工缺勤期间，您的应付流程也不会中断。如果内部团队规模不大，这种连续性很难维持。

7。访问高级工具

离岸AP提供商投资企业级会计软件、自动化工具和安全系统，这对于小型企业来说将过于昂贵。您可以受益于先进的 OCR 技术、支付自动化平台和欺诈检测工具，而无需付出高昂的代价。

这些高级工具可以更快地处理发票，减少手动数据输入，并通过复杂的报告仪表板提供更好的财务见解。

现在，是时候看看硬币的另一面了——潜在的缺点。

外包应付账款服务的缺点

尽管好处很大，但外包AP并非没有潜在的缺点。在做出决定之前，请考虑以下可能的挑战：

• 沟通障碍：出现紧急问题时，时区差异和语言的细微差别有时会导致误解或延迟回应。当您需要立即获得有关供应商付款的答案时，这可能会令人沮丧。
• 失去直接控制权: 当你外包时，你是在委托一项重要的财务职能。一些企业主发现很难放弃对支付流程和审批工作流程的实际控制权。
• 整合挑战：在过渡期间，将现有系统与提供商的技术连接有时可能需要进行技术调整和暂时中断工作流程。

客观地看待这些问题，通过选择正确的提供商和建立清晰的通信协议，可以缓解大多数缺点。关键是要找到一个工作风格与您的业务需求相一致的合作伙伴。但是怎么做呢？

如何确定外包应付账款是否适合您的业务？

从理论上权衡利弊可能无法弄清楚外包是否适合你的具体情况。为了更好地了解是否需要外包应付账款职能，请问自己以下问题：

• AP 处理是否占用了团队的太多时间？ 计算您的员工每周在发票处理、供应商沟通和付款执行上花费多少小时。如果超过10-15小时，外包可以腾出大量资源。
• 错误和错过付款会导致供应商问题吗？ 查看最近六个月的供应商通信。如果您发现有关逾期付款或金额错误的投诉模式，则您的应付账款流程可能需要专业人士的关注。
• 你目前的应付账款流程是否能给你清晰的财务可见性？ 你能很容易地看到即将到来的付款义务及其对现金流的影响吗？否则，具有更好报告的外包AP服务可能会改善您的财务规划。
• 您是否为当地会计帮助付出高昂的代价？ 将您当前的 AP 处理成本（包括员工时间、软件和银行费用）与报价的外包价格进行比较。这种差异可能会令人惊讶，尤其是当你将错误更正和错过的折扣等隐性成本考虑在内时。
• 你能有效地扩展你的 AP 部门吗？ 如果您的发票数量翻了一番，但团队规模没有变化，那么您可能会遇到处理延迟、错过折扣以及等待付款的供应商感到沮丧。
• 你需要你的财务团队将注意力集中在其他地方吗？ 小型企业尤其需要将有限的会计资源集中在增长计划上，而不是数据输入和支票开具上。

因此，在评估外包应付账款的优势时，一定要考虑自己的独特情况和要求，以做出明智的决定。

VJM Global 如何帮助您简化 AP？

VJM Global 是一家总部位于印度的会计服务提供商，拥有良好的卓越记录。我们由100多名会计专业人员组成的团队为超过15个行业提供服务，客户保留率高达95％。我们已经帮助500多家企业将其应付账款流程从瓶颈转变为战略优势。

我们创造 定制的 AP 解决方案 符合您的特定业务策略和工作流程。我们可以通过以下方式为您提供帮助：

我们由100多名会计专业人员组成的团队确保根据您的业务需求量身定制高效、准确的应付账款解决方案。

我们可以通过以下方式为您提供帮助：

• 发票扫描和自动化: 我们使用技术来采集和处理发票，减少手动输入和错误。
• 自定义付款条款：我们的团队会调整付款时间表以适应您的业务政策，以实现更灵活的应付账款管理。
• 及时准确的报告：我们提供详细报告，帮助您监控支出和有效管理现金流。
• 供应商管理: 我们负责供应商关系，确保及时顺利付款，从而加强您的供应商伙伴关系。
• 合规性与准确性：我们的专家确保您的 AP 流程符合监管标准，帮助您避免代价高昂的错误。

我们的过渡过程既顺畅又简单。我们首先了解您当前的工作流程，然后制定自定义实施计划，确保移交期间没有漏洞。

准备好将您的应付账款职能转变为战略优势了吗？ 立即联系我们 讨论您的特定需求。

经常问的问题

1。VJM Global 为哪些行业提供服务？

回答。 我们为超过15个行业提供服务，包括零售、医疗保健、科技、金融和制造业，为各种规模的企业提供量身定制的AP解决方案。

2。VJM Global 如何确保 AP 流程的准确性？

回答。 我们使用先进的自动化工具并聘请熟练的专业人员来管理您的应付账款流程，确保及时准确地付款，同时保持对监管标准的合规性。

3.VJM Global 可以自定义付款条件以满足我的业务需求吗？

回答。 是的，我们与您密切合作，制定符合您特定业务政策的自定义付款条款，从而为管理付款提供灵活性和效率。

4。我将从 VJM Global 收到哪些关于我的 AP 的报告？

回答。 我们提供详细、及时的报告，让您清楚地了解您的应付账款，帮助您跟踪未付发票、供应商付款和现金流。

5。您如何确保我们财务信息的安全？

回答。 我们实施银行级安全措施，包括 256 位加密、多因素身份验证和严格的访问控制。我们的设施和系统符合国际安全标准，我们签署了全面的保密协议。

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