开展业务需要与不同的人持续会面。公司的代表是董事会，负责代表公司做出重大决策。因此，董事会必须定期开会以决定各种事项。有时，由于董事分散在不同的地点，他们很难在共同的地方见面。此外，COVID-19 推动许多公司的员工成为远程工作者。因此，印度公司采用了另一种视频会议模式，在一个地方给高管打电话。
如果您的公司还计划通过电子方式举行董事会会议，那么本文将帮助您了解2013年《公司法》中规定的指导方针， 《公司（董事会会议及其权力）规则》，2014 以及关于董事会会议应遵循的董事会会议的秘书标准-1。
每当出现任何业务需求时，董事都可以开会以公司名义做出决定。根据法定，每家公司的董事会都需要经常举行会议，如下所示。
Teams、思科 WebEx 等不同的在线平台可用于举行在线会议。因此，为董事会会议选择一个好的平台至关重要，该平台还要通过良好的连接设施为数据提供足够的安全性。此外，公司应尝试选择该平台，该平台为每位董事提供参加会议的唯一密码。
会议主席和公司秘书（如果有）应采取应有和合理的谨慎措施——
(i) 通过确保足够的安全和身份识别程序来维护会议的完整性；
(ii) 确保提供适当的视频会议设备或设施，以传输通信，使董事和其他授权参与者有效参与董事会会议；
(iii) 记录议事情况和准备会议记录；
(iv) 至少在该年度的审计完成之前，将磁带录音或其他电子录音机制作为公司记录的一部分进行储存以供妥善保管。
(v) 确保除有关董事外，没有其他人通过视像会议模式或其他视听方式出席或访问会议议事录；以及
(vi) 确保通过视频会议参加会议的与会者能够在会议期间清楚地听到和看到其他与会者的意见。
必须在会议召开之日起至少7天前，通过专人或特快专递、挂号邮件、传真、电子邮件或任何其他电子方式（电子邮件等）向董事发出召集董事会会议的通知，以适当暗示召开董事会会议。
该通知应注明—
(i) 会议的日期和时间。
(ii) 通过视频会议参与的选项。
(iii) 会议议程。
(iv) 投票方式。
(v) 任何其他相关信息。
有兴趣通过视频会议参加董事会会议的董事必须将同样的情况告知公司。如果没有暗示，则假定该董事将亲自出席会议。
如果公司未能向董事提供董事会会议通知，则必须面临25,000印度卢比的罚款。
将在董事会会议上讨论的事项构成议程。通过通知向董事们通报议程。现在，任何问题都可以通过视频会议提交董事会讨论和决定。
此前，以下事项仅限在通过视频会议举行的董事会会议上处理：
(i) 批准年度财务报表；
(ii) 批准理事会的报告；
(iii) 批准招股说明书；
(iv) 审计委员会会议，审议财务报表，包括合并财务报表（如果有），将由董事会根据该法第134（1）条批准；以及
(v) 批准与合并、合并、分立、收购和收购有关的事项。
法定人数是指出席董事会会议的最低董事人数，无论是亲自出席还是通过视频会议。董事会会议的法定人数必须是董事总人数的三分之一或两名董事，以较高者为准。
通过视频会议加入董事会会议的设施应在预定会议开始时间前至少 15 分钟保持开放，并且在预定时间后 15 分钟到期之前不应关闭。董事会会议开始后，主席应进行唱名表决，每位通过视频会议参加的董事都将陈述以下细节以供录音：-
(i) 姓名；
(ii) 他参与的地点；
(iii) 他已收到会议议程和所有相关材料；以及
(iv) 除有关董事外，没有其他人在第 (ii) 款所述的地点出席会议或有权查看会议程序；
唱名表决后，董事长或公司秘书应向董事会通报应主席要求或经主席许可亲自出席上述会议的董事以外的其他人员的姓名，并确认所需的法定人数已完成。
主席必须确保在整个会议期间保持所需的法定人数。
在达到规定的法定人数后，会议将着手讨论议程上的业务项目。在就任何项目发言之前，每位导演都将表明自己的身份以备记录。如果议案遭到反对且需要进行表决，主席将进行唱名并注明每位董事的投票并注明其身份。
主席将宣布就每个议程项目所作决定的摘要以及持异议的董事的姓名。
会议纪要是会议上交易的业务摘要。每家公司都必须将所有董事会会议的会议记录保存在会议记录中。
董事会会议纪要草稿必须在董事会会议后15天内以书面或电子方式分发给所有董事，具体由董事会决定。
收到会议记录草稿后，每位出席董事会会议的董事都必须在七天内或董事会决定的合理时间内，以书面形式确认或发表关于该特定会议议事录草稿中记录的准确性的书面评论，否则应假定其批准。此后，会议记录应写入会议记录簿并由主席签署。
企业正在使用视频会议技术来举行董事会会议，并在董事更广泛的参与下做出更具集体和客观的决策。通过视频会议参与的好处是节省成本、提高生产力、节省到达会议地点的时间，尤其是当有关董事身处另一个城市甚至另一个国家时，等等。
