在 COVID-19 期间，通过视频会议或其他视听手段 (OAVM) 举行年度股东大会的做法变得最为普遍。但是，在疫情结束且人员流动不受限制的今天，又如何呢？这些公司是否仍然有资格通过视频会议或OAVM举行股东周年大会或其他会议？
《公司法》没有关于通过视频会议或视听模式举行股东大会的任何具体规定。在 COVID-19 期间，MCA通过2020年4月8日的第14/2020号通告和2020年5月5日的第20/2020号通告，允许通过视频会议或其他视听方式举行股东周年大会或股东特别大会。
通过各种通告，这种放松措施不时进一步延长。最新，根据2022年12月28日的第11/2022号通告，MCA已将此放松措施延长至2023年9月30日。因此，允许公司在2023年9月30日之前通过风险投资或OAVM举行股东周年大会和股东特别大会。
但是，公司必须遵守通告中规定的程序和条件。本文将阐明通过视频会议进行股东周年大会或股东特别大会的过程：
1。股东大会的类型
股东会有三种类型：
- 年度股东大会 (AGM)
- 股东特别大会（EGM）
- 课堂会议
AGM 是一年一度的活动，目的是让管理层、董事会和股东之间进行互动，了解过去的表现和未来的战略。这次会议为提交经审计的财务报表、任命审计师和董事、宣布股息和讨论其他被称为特殊业务的事项提供了机会。
宝石 是在两次股东周年大会之间举行的会议，旨在处理任何紧急业务，例如罢免审计师或董事等。在临时股东大会上交易的所有业务均为特殊业务。
课堂会议 是特定于一类成员的。只有该类别的成员才能参加此类会议，并在会上发言和投票，例如优先股股东会议。在提议变更特定类别股份持有人的权利时，必须召开此类会议。
我们正在讨论大多数公司更常举行的股东周年大会和股东特别大会。
2。允许公司通过视频会议或OAVM举行股东大会
特别股东大会（EGM）：
- 根据2020年4月8日第14/2020号通告，所有公司（包括非上市公司）均可通过视频会议就任何不可避免的事项进行股东特别大会
年度股东大会（AGM）：
- 所有根据《公司法》需要提供电子投票设施的公司或任何其他选择电子投票的公司，都可以通过风险投资或OAVM举行股东周年大会。
- 但是，其他公司，即没有提供电子投票设施的公司，只有拥有至少50％的成员的电子邮件地址，才能通过VC或OAVM举行年度股东大会：
- 对于Nidhi公司，其持有的股票面值超过1000印度卢比或超过实收股本总额的1％，以较低者为准；
- 如果其他公司拥有股本，则谁占公司已缴股本中赋予会议投票权的部分的至少 75%；
- 如果公司没有股本，则有权行使会议上可行使的总投票权的至少 75%。
3.通过视频会议举行股东周年大会或临时股东大会的指导方针
在通过视频会议举行股东会议时，应遵守以下指导方针：
- 在安排会议之前，应考虑位于不同时区的不同人员的便利性。
- 应有适当的视频会议设备或设施，为成员的有效参与提供通信传输。
- 加入视频会议的设施应在会议开始前至少 15 分钟保持开放，并且在会议结束后 15 分钟到期之前不应关闭。
- 应确保除有关成员外，没有其他人通过视频会议模式或其他视听方式出席或访问股东周年大会或临时股东大会的议事情况。
- 应允许参与者同时提出问题，或者给予他们足够的时间提前通过公司的电子邮件ID提交问题。
- 除持股超过2％的大股东、发起人、机构投资者、董事、主要管理人员等外，至少1000名成员应遵循先到先得的原则。
- 会议开始后，应以举手方式任命主席，如果成员人数少于50人，则应通过投票任命主席。如果成员人数超过50人，则应视情况通过投票或通过电子投票系统进行投票。
- 由于不要求成员亲自出席会议，因此不要求任命代理人。但是，法人团体的代表可以参加会议。
- 如果公司需要任命，审计师和至少一名独立董事应出席股东周年大会或股东大会。应鼓励机构投资者参加股东周年大会或股东特别大会并投票。
- 公司应妥善保管股东周年大会或股东特别大会的录音记录。如果是上市公司，录制的笔录也应在其网站上公布。
4。通过视频会议召开股东大会的通知
股东大会，无论是股东周年大会还是股东特别大会，都可以通过向公司或存管参与者注册的电子邮件提前21天向成员和其他利益相关者（如审计师、董事、债券受托人等）发出明确的通知。
该通知应说明以下内容：
- 会议日期和时间；
- 特殊业务需要通过决议进行交易的业务项目；
- 为通过视频会议举行股东周年大会或股东特别大会而提供的框架将以何种方式可供成员使用；
- 访问和参与会议的说明；
- 为会员提供帮助的热线号码；
股东周年大会的通知应发布在公司的网站上，如果是上市公司，则应将其发送到证券交易所。
5。通过视频会议发送股东会通知的方式
a. 需要提供电子投票设施或已经选择电子投票设施的公司：
- 公司可以通过在公司或存管参与者处注册的电子邮件地址发送通知。
- 但是，在根据规则第20（4）（v）条发布公告时，还应说明以下事项：
- 一份声明，表明临时股东大会已根据适用条款通过VC或OAVM召开。
- 通过风险投资或OAVM销售股东特别大会；
- 在公司和证券交易所网站上提供会议通知。
- 持有实物股份或公司没有完整电子邮件地址的成员在会议期间可以通过远程电子投票或通过电子投票系统进行投票的方式；
- 如果到目前为止还没有这样做，会员如何才能在公司注册其电子邮件地址；
b. 不需要提供电子投票设施或已经选择了电子投票设施的公司：
- 会议通知只能通过在公司或存款人处注册的电子邮件地址发出。
- 如果有的话，还应在网站上醒目地显示通知的副本。
- 为确保所有成员都知道拟举行股东大会，公司应：
- 在向其所有成员发送会议通知之前，联系所有未通过电话或任何其他通信方式注册电子邮件地址的成员，注册其电子邮件地址；或
- 如果无法获得联系方式，公司应通过在公司注册办事处所在的至少一份当地语报纸和一份英文报纸上做广告发布公告，最好这两份报纸都有电子版。该通知应包含以下信息。
6。通过视频会议召开股东会议的法定人数
出席通过视频会议举行的股东周年大会或股东特别大会的最低成员人数为：
公司类型最低会员私人公司2 成员拥有最多 10005 名成员的上市公司成员大于 1000 名但不超过 500015 名成员的上市公司成员超过 500030 名成员的上市公司。
任何通过视频会议参加会议的成员都将计入股东周年大会或股东特别大会的法定人数。如果在预定时间后的半小时内未达到会议的法定人数，则会议将在下周的同一时间和同一地点休会。
7。通过视频会议在股东大会中的投票机制
a. 需要提供电子投票设施或已经选择电子投票设施的公司：
只有那些通过VC或OAVM设施出席会议且不被禁止进行电子投票的成员才能通过电子投票系统或在会议上举手进行投票。
b. 不需要提供电子投票设施或已经选择了电子投票设施的公司：
- 在通过VC或OAVM设施举行的会议期间，成员只能通过在公司注册的电子邮件地址发送电子邮件来投票。此类电子邮件只能发送到公司分发的指定电子邮件地址。
- 如果出席会议的成员少于50人，主席可决定以举手方式进行表决，除非有任何成员要求投票。
- 如果计票需要点票，则上述会议可以休会，稍后再召集以宣布结果。
8。通过视频会议合规在股东大会后举行
在通过视频会议举行的股东周年大会或临时股东大会上通过的所有决议均应在会议后的 60 天内以 MGT-14 表格提交给公司注册处，并在其中明确表明此处规定的机制以及该法和规则的其他规定在该会议期间已得到适当遵守。
在通过视频会议举行的股东周年大会或临时股东大会结束后的30天内，应准备会议记录，记录会议纪要和通过的决议。
