应付账款（AP）是企业欠供应商的钱。听起来很基本，对吧？但是，以正确的方式进行管理实际上可以为您的业务带来很大的不同。把美联社搞得一团糟，你最终可能会遇到现金流问题、滞纳金，或者更糟糕的是，供应商不满意。
对于美国中小型企业而言，正确使用AP意味着节省时间、削减成本并保持业务平稳运行。这是为了确保您按时付款，让供应商满意，并避免代价高昂的错误。
在这篇博客中，我们将向你展示10种简单的方法，让你的 AP 流程更好、更快地运行，同时减少麻烦。让我们开始吧！
从本质上讲，应付账款（AP）只是您的企业因已收到的商品或服务而欠供应商的款项。这是管理企业财务的关键部分，可确保您记录所欠款项以及何时到期。
每当您的企业以信贷方式购买东西时，无论是原材料、办公用品，还是咨询等服务，都会产生应付账款。这些金额需要在商定的时间框架内支付，视条款而定，期限可能在30至60天之间。
但是，美联社不仅仅是支付账单。它涉及：
妥善管理 AP 意味着保持一切井井有条，知道你欠了谁、欠了多少钱以及何时到期。这是为了确保您的企业保持良好的财务状况，避免任何问题，例如滞纳金或与供应商的紧张关系。
忽视或不当处理应付账款（AP）会迅速给您的企业带来更大的问题。AP 可能看起来只是另一项任务，但它直接影响您的现金流、与供应商的关系以及整体财务状况。
当 AP 被忽视或管理不善时，可能会出现以下几点问题：
结束了 500 家美国企业 服务了还有 95% 的客户留存率，VJM Global因其高效的应付账款管理而备受信赖。我们的专家团队跨越 15 个以上的行业，确保您的 AP 流程平稳运行。
简而言之，保持应付账款流程的有序和高效可确保您的业务步入正轨，避免代价高昂的错误，并帮助您保持牢固的供应商关系。
现在，让我们探讨如何使用这10种应付账款最佳实践来有效地管理AP！
即使有最好的意图，也可能发生应付账款（AP）中的错误。无论是由于缺乏适当的程序还是仅仅是人为错误，这些错误都可能导致代价高昂的后果，例如错过付款、滞纳金或供应商关系受损。以下是企业在AP管理中最常犯的一些错误以及如何避免这些错误：
当发票到达时，时间至关重要。你等待它们进入系统的时间越长，错过付款截止日期或犯下代价高昂的错误的可能性就越大。实际上，平均 AP 处理时间可以介于 35 到 49 天 在某些公司中，这意味着延迟入境可能会减缓整个周期，从而导致滞纳金和供应商沮丧。
切实可行的提示：设置内部流程，在收到发票后的 24-48 小时内输入发票。这样可以减少错过付款日期的机会，并确保您的财务记录始终是最新的。
它为何重要：加快发票录入速度有助于避免逾期付款带来的多米诺效应，确保您在游戏中保持领先地位。
许多公司使用 三向匹配，在此过程中，发票与采购订单和收货报告相匹配，以确保一切保持一致。此流程有助于确认所订购的商品即已送达并已开具账单。
这里的目标是确保您没有为未收到的商品或未订购的服务付费。如果某件事不匹配，你可以尽早发现，这比在付款后处理差异要好得多。
切实可行的提示：创建清单以比较发票、采购订单和交货收据。如果不匹配，请在继续付款之前将其标记。
它为何重要：三方匹配可显著降低支付错误发票的风险，并帮助您控制支出。
如果没有明确的发票批准流程，事情很容易失控。由于审批工作流程定义不明确，发票可能会持续数天（甚至数周）而未经审查，这会延迟付款并造成混乱。建立清晰的结构化审批流程可确保发票由合适的人员及时检查、验证和批准。
切实可行的提示：使用自动化软件根据发票金额设置审批层次结构。例如，低于1,000美元的发票可以由部门负责人批准，而超过5,000美元的发票需要经理的批准。这在保持制衡的同时加快了流程。
它为何重要：清晰的自动化审批流程可确保一切顺利进行，并确保发票不会不必要地搁置。
要有效地管理 AP，你需要衡量性能。跟踪 KPI 可让您快速了解流程的运行状况以及需要改进的地方。一些重要的 AP 关键绩效指标包括 发票处理时间， 发票差异，以及 已获得提前付款折扣。
切实可行的提示: 追踪 支付发票的平均天数。您可能会发现某些发票的批准时间比其他发票更长，这可能表明效率低下或存在瓶颈。旨在缩短处理时间是一件轻而易举的事。
它为何重要：通过跟踪 KPI，您可以识别并修复 AP 流程中的任何问题，从而帮助提高效率和降低成本。
许多企业由于不注意付款条款而错过了折扣。供应商通常提供提前付款折扣，例如 如果在 10 天内付款，可享受 2% 的折扣，这是省钱的好方法。此外，延长付款期限（例如，从30天延长至45天）可以使您的现金流更加灵活。
切实可行的提示：花点时间与您的主要供应商协商付款条款。即使是很小的折扣也会随着时间的推移而累积。同样，询问延长付款期限是否有可能为您的企业提供更多的喘息空间。
它为何重要：谈判优惠条件可以降低成本并改善现金流，帮助您省钱，避免支付账单时不必要的压力。
手动 AP 处理速度慢，容易出错，并且可能会消耗您的资源。自动化工具有助于消除繁重的工作，减少人为错误，并加快整个流程。例如，像这样的工具 Bill.com 要么 蒂帕尔蒂 可以自动将发票与 PO 进行匹配，发送发票以供批准，甚至安排付款。
切实可行的提示：实施与您的会计系统集成的基于云的 AP 软件。自动开票、审批和付款可减少错误并节省时间。
它为何重要：数字自动化可确保您的 AP 流程随着业务增长而更快、更准确且可扩展。
当有太多人可以访问AP系统时，更有可能发生欺诈和错误。通过将访问权限限制在有需要的人身上并设置明确的内部控制措施，您可以降低未经授权的付款或错误的风险。
切实可行的提示: 使用 基于角色的访问控制 (RBAC) 限制对财务数据的访问。确保只有授权人员才能批准付款或更改供应商信息。
它为何重要：强有力的内部控制可防止欺诈，确保数据安全并维护财务记录的完整性。
与供应商的良好关系可以为您节省资金，防止延误，甚至可以改善付款条件。定期与供应商就付款时间表和任何潜在的延迟进行沟通，使他们了解情况，并帮助您避免误解。
切实可行的提示: 积极与供应商沟通。如果要延迟付款，请提前告知他们。一点透明度对维持积极的关系大有帮助。
它为何重要：牢固的供应商关系可以带来更顺畅的运营、更好的交易和更灵活的条款，最终使您的业务受益。
如果不持续监控现金流，你可能会在发票到期时发现自己措手不及。密切关注您的财务状况有助于确保您在付款时有足够的可用资金。监控现金流还允许您调整付款时间表并做出更明智的财务决策。
切实可行的提示：每周或每两周对您的现金流和即将到来的AP债务进行一次审查。这样可以确保你时刻了解到期情况，并可以做出相应的计划。
它为何重要：监控现金流可防止账单到期时在最后一刻争先恐后地寻找现金，并帮助您提前计划任何潜在的现金短缺。
随着业务的增长，您的 AP 流程需要随之增长。当你扩展到数百张时，当你每月有五张发票时起作用的方法可能不起作用。定期评估您的 AP 系统、工具和人员非常重要，以确保他们能够在不牺牲效率的情况下处理增加的工作量。
切实可行的提示：随着业务的扩展，可以考虑雇用额外的团队成员来管理不断增加的发票量，或者升级您的AP自动化软件以处理更复杂的工作流程。
它为何重要：可扩展的 AP 实践可帮助您的业务适应增长，而不会落后或造成瓶颈。
随着企业的发展，管理应付账款的复杂性也随之增加。最初的几张发票很快就会变成大量难以追踪的文书工作、审批流程和付款截止日期。内部管理这一切的挑战会占用宝贵的资源、时间和金钱资源，而这些资源本来可以更好地用于发展业务。
这就是外包成为明智解决方案的地方。通过信任专家来处理您的应付账款，您不仅可以简化流程，还可以提高内部难以实现的效率和准确性。但是，要真正获得外包的好处，与了解您的业务及其特定需求的合适专业人员合作非常重要。
这是哪里 VJM Global 进来了。凭借在美国会计准则和监管框架方面的深厚专业知识，VJM Global提供专业的应付账款外包服务。
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